BlixtflowKort svar
Att ringa tillbaka kunder betyder att följa upp missade samtal och utlovade återkopplingar inom en bestämd tid. En bra tumregel är att ringa tillbaka inom en timme under öppettid. Rutinen kräver tre saker: att missade samtal syns för hela teamet, att någon äger varje återuppringning och att ni noterar vad som hände.
Varför är tiden så viktig när man ringer tillbaka?
En kund som ringer och inte får svar har oftast ett behov just nu. Ju längre tid det tar innan ni ringer tillbaka, desto större är risken att hen redan har ringt någon annan, glömt bort det eller inte svarar i ett okänt nummer. Att ringa tillbaka kunder snabbt är därför inte en artighet – det är det enda som räddar ett missat samtal.
En timme under öppettid är en bra tumregel för de flesta småföretag. För akuta branscher, som jourtjänster och verkstäder, bör målet vara kortare. För samtal som kommer på kvällen räcker det oftast att ringa tidigt nästa förmiddag – om kunden har fått besked om det.
Vilken rutin fungerar för återuppringningar?
Rutinen i fem steg
- Gör missade samtal synligaAlla i teamet ska se listan, inte bara den vars telefon ringde.
- Ge varje samtal en ägareDen som tar samtalet skriver sitt namn, så att ingen ringer dubbelt.
- Ring inom en timmeUnder öppettid. Samtal efter stängning rings först på morgonen.
- Notera resultatetLöst, bokat, inget svar eller ny tid för samtal.
- Försök igenTvå försök till, och skicka ett sms om ni inte når kunden.
Den vanligaste orsaken till uteblivna återuppringningar är inte lathet, utan att ingen vet att samtalet finns eller att alla tror att någon annan har ringt.
Vad säger man när man ringer tillbaka?
Börja med vem ni är och varför ni ringer. Kunden kanske inte känner igen numret och vet inte varför ni ringer.
- ”Hej, det är Sara från Salong Nova. Du ringde oss för en stund sedan – hur kan jag hjälpa dig?”
- ”Hej, Ali från Nordviks Bil här. Jag ser att du sökte oss i morse om din bil. Har du en minut?”
- Om ni får ett meddelande i röstbrevlådan: ”Hej, det är Sara från Salong Nova som ringer tillbaka. Ring oss på 040-12 34 56 eller svara på sms:et vi skickar, så hjälper vi dig.”
Följ upp med ett sms om ni inte når kunden. Ett sms läses nästan alltid, även när okända nummer inte besvaras.
Hur hjälper en AI-receptionist med återuppringningar?
Det bästa sättet att slippa ringa tillbaka är att svara första gången. En AI-receptionist tar samtalen som ingen hinner med, så att listan med missade samtal blir kort. Men den hjälper också med själva återuppringningarna:
- Samtal den tar emot blir ärenden med sammanfattning, så att ni vet vad kunden vill innan ni ringer.
- Med Ring upp med AI ringer receptionisten kunden med ett syfte ni bestämmer, till exempel att boka en tid.
- Ringer kunden tillbaka till er hamnar samtalet i samma ärende.
Läs mer om hur ni gör samtal till ärenden.
Hur mäter man återuppringningarna?
| Mätetal | Hur ni mäter | Bra mål |
|---|---|---|
| Tid till återuppringning | Från missat samtal till första försöket | Under 1 timme under öppettid |
| Andel nådda kunder | Nådda ÷ alla återuppringningar | Så hög som möjligt – följ trenden |
| Missade samtal per vecka | Samtalsloggen | Sjunker när fler samtal besvaras direkt |
Börja med att mäta en vecka, sätt ett mål och följ upp varje månad. Läs också om vad missade samtal kostar.
Vilka misstag är vanligast?
- Att ringa tillbaka utan att presentera sig.
- Att bara ringa en gång.
- Att inte notera att man har ringt, så att en kollega ringer igen.
- Att vänta till dagen efter med samtal som kom på förmiddagen.
Ett återsamtal inom en timme visar kunden att ni bryr er. Ett återsamtal nästa dag visar att ni har mycket att göra.
Hur ser en dag med rutinen ut?
Ett exempel på ett litet kontor med 3 personer och 30 samtal om dagen. Under förmiddagen missas 5 samtal när alla sitter i möte. Klockan 10.15 ser Sara listan och skriver sitt namn på 3 av samtalen, Ali tar de andra 2. Klockan 10.45 är 4 kunder nådda och 1 har fått ett sms. Ingen ringer dubbelt, och ingen kund väntar till eftermiddagen.
- 5 missade samtal på förmiddagen
- 4 nådda inom 45 minuter
- 1 kund som fick sms och svarade 20 minuter senare
- 0 kunder som ringde ett annat företag i stället
Med en AI-receptionist som tar samtalen under mötet blir listan ännu kortare: bokningarna är redan gjorda, och kvar finns bara de samtal som kräver en människa – med en sammanfattning, så att den som ringer tillbaka vet vad det gäller redan innan kunden svarar.
Vad är det viktigaste med återuppringningar?
Det viktigaste är att ringa tillbaka snabbt och att varje återuppringning har en ägare. Det här är rutinen i korthet:
- Ring tillbaka inom en timme under kontorstid.
- Varje missat samtal blir ett ärende med en ägare.
- Ring högst tre gånger och skicka ett sms efter andra försöket.
- Börja samtalet med att säga varför du ringer.
- Följ upp andelen återuppringningar samma dag varje vecka.
Den som ringer tillbaka först får oftast kunden.
Blixtflow
Vanliga frågor
Hur snabbt ska man ringa tillbaka en kund?
En bra tumregel är inom en timme under öppettid. Samtal som kommer efter stängning rings tillbaka tidigt nästa förmiddag, gärna med ett sms till kunden om när ni hör av er.
Hur många gånger ska man försöka nå kunden?
Tre försök är rimligt: det första inom en timme, ett andra samma dag och ett tredje nästa dag. Skicka ett sms om ni inte når kunden.
Kan en AI ringa tillbaka åt oss?
Ja. Med Ring upp med AI i Blixtflow ringer receptionisten kunden med ett syfte ni bestämmer, till exempel för att boka en tid, och sparar samtalet som ett ärende.
Vem ska ringa tillbaka?
Den som äger ärendet. Gör missade samtal synliga för hela teamet och låt den som tar samtalet skriva sitt namn, så att ingen ringer dubbelt.