BlixtflowKort svar
En AI-receptionist bokar tider via telefon genom att läsa lediga tider i företagets kalender, föreslå en tid som passar kunden och boka den direkt. Kunden får en bekräftelse per sms innan samtalet är slut. Det fungerar med Google Kalender, Outlook och inbyggda kalendrar, och receptionisten kan även omboka och avboka.
Hur kan en AI boka tid via telefon?
En AI-receptionist bokar tid via telefon på samma sätt som en mänsklig receptionist: den frågar vad kunden vill boka, kontrollerar vilka tider som är lediga och föreslår ett par alternativ. När kunden väljer en tid bokas den direkt i kalendern, och en bekräftelse går iväg per sms eller mejl.
Skillnaden är att AI-receptionisten gör det dygnet runt, på flera språk och utan att någon i teamet behöver lämna det de håller på med. Kunden som ringer klockan 21 en söndag får en tid direkt, i stället för ett återsamtal på måndag.
Hur går en bokning till steg för steg?
En bokning i telefon
- Kunden säger vad hen vill bokaTill exempel ”en klippning med Sara på torsdag eftermiddag”.
- Receptionisten kontrollerar kalendernDen läser lediga tider för rätt tjänst, längd och person.
- Den föreslår tiderTvå eller tre alternativ som passar önskemålet.
- Kunden väljerTiden bokas direkt, med namn och telefonnummer.
- Bekräftelse skickasEtt sms med tid, adress och hur man avbokar.
Hela samtalet sparas som text och sammanfattning. Ni ser alltså vilka bokningar som kom via telefon och vad kunden sa.
Vilka kalendrar fungerar?
Blixtflows AI-receptionist läser lediga tider från Google Kalender, Outlook och Microsoft 365, eller från den inbyggda kalendern. Den kan boka, omboka och avboka, och samma kalender används av chatten på hemsidan. Bokningar från telefon och webb hamnar därför på samma ställe och krockar inte.
| Inställning | Exempel | Varför den behövs |
|---|---|---|
| Tjänster och längd | Klippning 45 min, färgning 120 min | Rätt tid blockeras i kalendern |
| Vem utför tjänsten | Sara och Ali gör färgning | Bokningen hamnar hos rätt person |
| Öppettider | Mån–fre 9–18, lör 10–15 | Inga bokningar när ni har stängt |
| Buffert | 10 min mellan bokningar | Tid för städning och förberedelse |
| Framförhållning | Tidigast 2 timmar, senast 60 dagar fram | Inga bokningar som ni inte hinner förbereda |
Vilka regler bör man sätta?
Regler gör att bokningarna blir rätt utan att någon behöver kontrollera dem. Börja med det viktigaste:
- Vilka tjänster får receptionisten boka själv, och vilka kräver en människa?
- Hur långt i förväg får kunden boka, och hur sent får hen avboka?
- Ska nya kunder och befintliga kunder behandlas olika?
- Vad ska hända när det inte finns någon ledig tid – väntelista, återsamtal eller förslag på annan dag?
Minskar sms-bekräftelser uteblivna besök?
Ja, en tydlig bekräftelse med tid, adress och avbokningsvägar gör det lättare för kunden att komma ihåg och att avboka i tid. Blixtflow skickar bekräftelsen innan samtalet ens är slut, och kalendern kan skicka påminnelser före besöket. När en kund avbokar via telefon blir tiden ledig direkt och kan bokas av någon annan.
Vilka branscher har mest nytta av telefonbokning med AI?
Störst nytta har företag där de flesta samtal är bokningar och där personalen inte kan svara mitt i arbetet: frisörer, skönhetssalonger, kliniker, verkstäder och trafikskolor. Läs också om AI-receptionist för salonger.
Varje bokning som görs i telefon utan att någon i teamet behöver svara är en kvart som går till kunden i stolen.
Vad händer när ingen tid är ledig?
Ett vanligt problem i telefon är att kunden vill ha en tid som inte finns. Då behöver receptionisten ett tydligt alternativ, annars blir samtalet ett ”vi hör av oss”. Bestäm i förväg vad som ska hända:
- Föreslå närmaste lediga tid, till exempel nästa dag samma tid.
- Erbjud en annan person som utför samma tjänst.
- Sätt kunden på väntelista och skicka ett sms om en tid blir ledig.
- Skapa ett ärende till den som bokar om schemat, om kunden har ett speciellt behov.
Alla fyra fungerar med Blixtflows AI-receptionist. Det viktiga är att kunden lägger på med ett besked – en tid, en plats på listan eller ett löfte om återsamtal vid en bestämd tid.
Hur mäter man att telefonbokningen fungerar?
Följ tre siffror varje vecka under den första månaden: hur många bokningar som gjordes via telefon utan att någon i teamet svarade, hur många samtal som slutade utan bokning trots att kunden ville boka, och hur många bokningar som behövde ändras efteråt. Den andra siffran visar vilka regler som saknas, och den tredje visar om tjänsternas längd eller personernas scheman behöver justeras i kalendern.
Vad är det viktigaste med telefonbokning via AI?
Telefonbokning med AI fungerar bäst när kalendern är uppdaterad och reglerna för bokning är tydliga. I korthet:
- Koppla rätt kalender och låt AI:n bara visa tider som verkligen är lediga.
- Sätt regler för buffert, längd per tjänst och hur långt fram man får boka.
- Skicka en sms-bekräftelse direkt och en påminnelse dagen före.
- Låt kunden boka om eller avboka i samma samtal.
- Mät andelen bokningar som sker utanför öppettider varje månad.
En bokning som görs medan kunden fortfarande är i luren blir sällan en utebliven tid.
Blixtflow
Vanliga frågor
Kan AI-receptionisten omboka och avboka tider?
Ja. Blixtflows AI-receptionist kan boka, omboka och avboka i kalendern. När en tid avbokas blir den ledig direkt och kan bokas av någon annan.
Fungerar det med Google Kalender?
Ja. Lediga tider hämtas från Google Kalender, Outlook och Microsoft 365 eller den inbyggda kalendern i Blixtflow. Bokningarna skrivs direkt i kalendern.
Får kunden en bekräftelse?
Ja. Ett sms eller mejl med tid och detaljer skickas innan samtalet är slut. Det minskar frågor efteråt och gör det lättare att avboka i tid.
Kan receptionisten boka hos rätt person?
Ja, om ni anger vem som utför vilka tjänster. Då föreslår receptionisten bara tider hos de personer som kan utföra den tjänst kunden vill boka.