Telefonpassning för företag: växeltjänst, receptionist eller AI?

Kort svar

Telefonpassning är en tjänst där någon annan svarar i företagets telefon när ni inte kan, till exempel en extern växeltjänst, en anställd receptionist eller en AI-receptionist. Den externa tjänsten tar oftast meddelanden, receptionisten löser ärenden under kontorstid och AI-receptionisten löser rutinärenden dygnet runt till lägst kostnad.

Vad är telefonpassning?

Telefonpassning är en tjänst där någon svarar i företagets telefon för er räkning. Tjänsten kan köpas externt, lösas med egen personal eller skötas av en AI-receptionist. Målet är detsamma: att kunden får svar och att inget samtal går förlorat.

Telefonpassning används ofta av små företag där alla har fullt upp med kärnarbetet – hantverkare på ett bygge, en klinik mitt i en behandling, en konsult i ett kundmöte. Utan någon som svarar går samtalen till en röstbrevlåda som många kunder lägger på i.

Vilka typer av telefonpassning finns det?

Valet beror på vad samtalen gäller. Om de flesta samtal är bokningar och vanliga frågor löser en AI-receptionist dem direkt. Om varje samtal kräver förhandling och omdöme behövs en människa.

Hur fungerar en extern växeltjänst?

En extern växeltjänst svarar med ert företagsnamn från ett kontor någon annanstans. Personalen svarar för många företag samtidigt och följer ett manus som ni har gett dem. Oftast tar de ett meddelande och skickar det per mejl eller sms, och ibland kan de boka i en kalender.

Fördelen är att en människa svarar. Nackdelen är att personalen sällan kan svara på detaljerade frågor om just ert företag, och att priset per samtal kan bli högt när samtalen blir många.

Vad gör en AI-receptionist annorlunda?

En AI-receptionist svarar också med ert namn, men den kan era priser, tjänster och öppettider eftersom den läser er kunskapsbas. Den bokar direkt i er kalender, skickar en bekräftelse per sms och sparar hela samtalet som text.

• Svarar på andra signalen, även klockan tre på natten
• Talar svenska, arabiska, engelska och fler språk med en egen röst per språk
• Kopplar till rätt kollega enligt era regler
• Lämnar en sammanfattning med stämning och lead-nivå
• Lägger på vid säljsamtal och bluffsamtal enligt regler ni sätter

I Blixtflow blir varje samtal ett ärende i samma inkorg som mejlen och chatten. Läs mer om AI-receptionisten.

Vad kostar telefonpassning?

Priset varierar mycket mellan modellerna. Extern växeltjänst tar ofta betalt per samtal eller med ett fast månadspris med ett visst antal samtal. En egen receptionist kostar lön, 31,42 % arbetsgivaravgift, semester och pension. En AI-receptionist kostar en månadsavgift med minuter som ingår – i Blixtflow ingår den i alla planer från 1 799 kr per månad för hela företaget. Läs räkneexemplet i vad en AI-receptionist kostar.

Hur väljer man rätt telefonpassning?

Fyra frågor som avgör valet

1. 1Vad handlar samtalen om?Bokningar och vanliga frågor passar AI. Förhandlingar och känsliga ärenden passar en människa.
2. 2När ringer kunderna?Ringer de på kvällar och helger behövs något som svarar dygnet runt.
3. 3Hur många samtal får ni?Pris per samtal blir dyrt vid hög volym.
4. 4Vad ska hända efter samtalet?Ett meddelande i mejlen räcker sällan. Samtalet bör bli ett ärende som någon äger.

Många företag kombinerar: AI-receptionisten tar alla samtal och kopplar de som kräver en människa till rätt kollega.

Telefonpassning ska inte bara ta emot samtal. Den ska se till att kunden får hjälp och att teamet vet vad som hänt.

Blixtflow

Hur ser en vecka ut med AI som telefonpassning?

Ett exempel från en verkstad med fyra mekaniker och en telefon som ringer 25 gånger om dagen. Före: mekanikerna svarade när de hann, ungefär 6 samtal om dagen gick till röstbrevlådan, och någon ringde tillbaka på eftermiddagen. Efter: AI-receptionisten tar samtalen som ingen svarar på efter fyra signaler.

1. Bokningar av service och däckbyte görs direkt i kalendern, med sms till kunden.
2. Frågor om pris och öppettider besvaras ur kunskapsbasen.
3. Frågor om en bil som står på verkstaden blir ett ärende till den som har bilen.
4. Akuta samtal kopplas till verkstadschefens mobil.
5. Säljsamtal avslutas utan att någon behöver svara.

Antalet samtal till röstbrevlådan går ner till noll, och mekanikerna slipper avbryta arbetet för rutinfrågor. Läs mer om telefon för bilverkstäder.

Vad är det viktigaste när man väljer telefonpassning?

Det viktigaste är att telefonpassningen löser ärenden och inte bara tar meddelanden, och att priset passar antalet samtal. Sammanfattat:

• Räkna samtal per månad innan ni jämför priser.
• En extern växeltjänst tar ofta betalt per samtal eller per minut.
• En AI-receptionist svarar dygnet runt till ett fast månadspris.
• Kontrollera att samtalen kommer in som ärenden, inte bara som sms.
• Testa några veckor och lyssna på samtalen innan ni bestämmer er.

Vanliga frågor

Vad kostar telefonpassning för ett litet företag?

Det beror på modellen. Extern växeltjänst tar ofta betalt per samtal, en egen receptionist kostar lön plus 31,42 % avgifter, och en AI-receptionist ingår i Blixtflow från 1 799 kr per månad för hela företaget.

Kan telefonpassning svara med vårt företagsnamn?

Ja. Både extern växeltjänst och AI-receptionist svarar med ert företagsnamn. AI-receptionisten känner dessutom till era priser, tjänster och öppettider från kunskapsbasen.

Kan telefonpassningen boka tider åt oss?

En AI-receptionist bokar direkt i Google Kalender, Outlook eller den inbyggda kalendern och skickar bekräftelse per sms. Externa växeltjänster kan ibland boka, beroende på avtal.

Är telefonpassning dygnet runt dyrt?

Med personal ja, eftersom det kräver flera skift. Med en AI-receptionist ingår dygnet runt i månadsavgiften, eftersom den inte har arbetstider.

Källor

1. Skatteverket – arbetsgivaravgifter
2. Verksamt.se – att anställa

ÄmnenTelefonpassningVäxeltjänstAI-receptionistTelefon