Vidarekoppla företagets nummer till en AI-receptionist – steg för steg

Kort svar

Att vidarekoppla ett nummer betyder att inkommande samtal skickas vidare till ett annat nummer, till exempel en AI-receptionist. Ni behåller ert befintliga nummer och väljer när samtalen ska gå vidare: alltid, när ni inte svarar, när det är upptaget eller när telefonen är avstängd. På en mobil görs det med korta koder, i en växel i inställningarna.

Vad betyder det att vidarekoppla ett nummer?

Att vidarekoppla ett nummer betyder att samtal till ert nummer skickas vidare till ett annat nummer. Kunden märker ingen skillnad – hen ringer samma nummer som förut. För en AI-receptionist är det det enklaste sättet att komma igång: ni behåller numret som står på hemsidan, på bilen och på visitkorten.

Det finns fyra typer av vidarekoppling. Vilken ni väljer avgör när AI-receptionisten tar över.

De flesta småföretag kombinerar vid inget svar, vid upptaget och ej nåbar. Då svarar teamet när de kan, och AI-receptionisten tar resten.

Hur vidarekopplar man en mobil?

På de flesta mobilabonnemang i Sverige fungerar de standardiserade koderna nedan. Ersätt NUMMER med AI-receptionistens nummer, och tryck på samtalsknappen efter koden.

1. Vid inget svar: **61*NUMMER# – lägg till *30# före sista # för att välja 30 sekunders väntan om er operatör stöder det.
2. Vid upptaget: **67*NUMMER#
3. Ej nåbar: **62*NUMMER#
4. Alltid: **21*NUMMER#
5. Ta bort all vidarekoppling: ##002#

Koderna fungerar på de flesta abonnemang, men alla operatörer stöder inte alla varianter. Kontakta er operatör om en kod inte fungerar. Vidarekopplade samtal kan kosta enligt operatörens prislista.

Hur gör man i en företagsväxel?

I en molnväxel eller företagsväxel görs vidarekopplingen i växelns administration, inte med koder. Leta efter inställningar som ”vidarekoppling”, ”omstyrning” eller ”svarsgrupp”.

Vanlig ordning i en växel

1. 1Välj nummer eller svarsgruppOfta huvudnumret, det kunderna ringer.
2. 2Välj villkorInget svar efter till exempel 20 sekunder, upptaget och utanför öppettider.
3. 3Ange målAI-receptionistens nummer.
4. 4TestaRing från en annan telefon och låt det gå fram.

Fördelen med en växel är att ni kan styra på tid: kollegorna svarar 8–17, och AI-receptionisten tar över på kvällar och helger.

Ska man vidarekoppla eller välja ett nytt nummer?

Båda fungerar. Vidarekoppling är bäst när kunderna redan känner till ert nummer. Ett nytt nummer passar när ni startar något nytt, vill ha ett separat nummer för bokningar eller vill ha flera receptionister med egna nummer. I Blixtflow kan ni ha en receptionist i Start, två i Team och fem i Pro, med egna nummer. Se AI-receptionisten och planerna.

Vad ska man testa efter vidarekopplingen?

Testa innan kunderna gör det. Ring från en annan telefon och kontrollera fyra saker:

• Svarar receptionisten med rätt företagsnamn?
• Går samtalet vidare efter rätt antal signaler?
• Fungerar det när ni redan pratar i telefon?
• Hamnar samtalet som ett ärende med text och sammanfattning i inkorgen?

Testa också en gång på kvällen och en gång på helgen. Det är då de flesta vidarekopplingar visar sina fel.

Vanliga misstag vid vidarekoppling

• Att vidarekoppla till röstbrevlådan först, så att AI-receptionisten aldrig nås.
• Att välja för lång väntan – kunden lägger på efter cirka fem signaler.
• Att glömma mobilerna som också står på hemsidan.
• Att inte testa efter ett byte av abonnemang eller operatör.

Läs mer om varför röstbrevlådan tappar kunder i AI-telefonsvarare eller röstbrevlåda.

Vad händer med samtalet efter vidarekopplingen?

När samtalet har kopplats vidare svarar AI-receptionisten med ert företagsnamn, precis som om kunden ringt den direkt. Den bokar, svarar på frågor eller tar emot ett ärende, och när samtalet är slut skapas ett ärende i Blixtflow med fyra delar:

• Inspelning av hela samtalet, om ni har valt det
• Hela samtalet som text, så att ni kan söka i det
• En sammanfattning på två–tre meningar
• Stämning och lead-nivå: het, ljummen eller kall

Ärendet hamnar i samma inkorg som mejlen. Den som har ansvar för telefonen ser direkt vad som behöver följas upp, och kunden som ringer igen känns igen på numret. Läs mer om hur ni gör samtal till ärenden.

Vad kostar ett vidarekopplat samtal?

Själva vidarekopplingen kan kosta enligt er operatörs prislista, eftersom samtalet går vidare från ert abonnemang till ett annat nummer. Många företagsabonnemang har fria samtal till svenska nummer, och då blir kostnaden noll. Samtalstiden hos AI-receptionisten räknas mot de minuter som ingår i planen – i Blixtflow per påbörjad minut, med varning vid 80 och 100 procent. Kontrollera båda delarna innan ni väljer vidarekoppling alltid, eftersom varje samtal då går via receptionisten.

Vad ska man komma ihåg vid vidarekoppling?

Vidarekoppling är det enklaste sättet att behålla sitt nummer och ändå låta en AI-receptionist svara. Kom ihåg det här:

• Välj om alla samtal ska kopplas, eller bara när ingen svarar eller det är upptaget.
• Testa från en annan telefon direkt efter att ni kopplat om.
• Kontrollera vad operatören tar betalt för vidarekopplade samtal.
• Glöm inte numren som syns på hemsidan, Google och fakturor.
• Skriv ner hur ni stänger av vidarekopplingen om något behöver ändras.

Kunden ska aldrig behöva lära sig ett nytt nummer för att ni byter sätt att svara.

Blixtflow

Vanliga frågor

Kan vi behålla vårt nummer om vi vidarekopplar?

Ja. Ert nummer är kvar hos er operatör och kunderna ringer samma nummer. Vidarekopplingen skickar bara samtalen vidare till AI-receptionisten enligt de villkor ni väljer.

Vilken kod vidarekopplar vid upptaget?

På de flesta svenska mobilabonnemang är det **67*NUMMER# följt av samtalsknappen. Koden ##002# tar bort all vidarekoppling. Fråga er operatör om koden inte fungerar.

Kostar vidarekoppling något?

Det beror på er operatör. Ett vidarekopplat samtal kan debiteras som ett samtal från er telefon till målnumret. Kontrollera operatörens prislista.

Hur länge ska telefonen ringa innan samtalet kopplas vidare?

Runt 15–20 sekunder, ungefär tre till fyra signaler, är en bra balans. Längre än så och många kunder hinner lägga på.

Kan vi styra vidarekopplingen efter öppettider?

Ja, i en företagsväxel. På en mobil får ni slå på och av vidarekopplingen själva, eller låta den alltid gå vidare vid inget svar.

Källor

1. Post- och telestyrelsen (PTS) – telefoni och nummer

ÄmnenVidarekopplingTelefonnummerAI-receptionistGuide