Viderestil virksomhedens nummer til en AI-receptionist – trin for trin

Kort svar

At viderestille et nummer betyder, at indgående opkald sendes videre til et andet nummer, for eksempel en AI-receptionist. I beholder jeres eksisterende nummer og vælger, hvornår opkaldene skal gå videre: altid, når I ikke svarer, når der er optaget, eller når telefonen er slukket. På en mobil gøres det med korte koder, i et omstillingsanlæg i indstillingerne.

Hvad betyder det at viderestille et nummer?

At viderestille et nummer betyder, at opkald til jeres nummer sendes videre til et andet nummer. Kunden mærker ingen forskel og ringer til det samme nummer som før. For en AI-receptionist er det den nemmeste måde at komme i gang på: I beholder nummeret, der står på hjemmesiden, på bilen og på visitkortene.

Der findes fire typer viderestilling. Hvilken I vælger, afgør, hvornår AI-receptionisten tager over.

De fleste små virksomheder kombinerer ved intet svar, ved optaget og ikke tilgængelig. Så svarer teamet, når de kan, og AI-receptionisten tager resten.

Hvordan viderestiller man en mobil?

På de fleste mobilabonnementer i Sverige virker standardkoderne nedenfor. Erstat NUMMER med AI-receptionistens nummer, og tryk på opkaldsknappen efter koden.

1. Ved intet svar: **61*NUMMER# – tilføj *30# før sidste # for at vælge 30 sekunders ventetid, hvis jeres operatør understøtter det.
2. Ved optaget: **67*NUMMER#
3. Ikke tilgængelig: **62*NUMMER#
4. Altid: **21*NUMMER#
5. Fjern al viderestilling: ##002#

Koderne virker på de fleste abonnementer, men ikke alle operatører understøtter alle varianter. Kontakt jeres operatør, hvis en kode ikke virker. Viderestillede opkald kan koste penge efter operatørens prisliste.

Hvordan gør man i et omstillingsanlæg?

I et cloudbaseret omstillingsanlæg eller et firmaomstillingsanlæg sættes viderestillingen op i anlæggets administration, ikke med koder. Kig efter indstillinger som »viderestilling«, »omdirigering« eller »svargruppe«.

Typisk rækkefølge i et omstillingsanlæg

1. 1Vælg nummer eller svargruppeOfte hovednummeret, det kunderne ringer til.
2. 2Vælg betingelserIntet svar efter for eksempel 20 sekunder, optaget og uden for åbningstid.
3. 3Angiv målAI-receptionistens nummer.
4. 4TestRing fra en anden telefon, og lad det ringe, til opkaldet går videre.

Fordelen ved et omstillingsanlæg er, at I kan styre efter tidspunkt: kollegerne svarer kl. 8–17, og AI-receptionisten tager over om aftenen og i weekenden.

Skal man viderestille eller vælge et nyt nummer?

Begge dele virker. Viderestilling er bedst, når kunderne allerede kender jeres nummer. Et nyt nummer passer, når I starter noget nyt, vil have et separat nummer til bookinger eller vil have flere receptionister med egne numre. I Blixtflow kan I have én receptionist i Start, to i Team og fem i Pro, med egne numre. Se AI-receptionisten og planerne.

Hvad skal man teste efter viderestillingen?

Test, før kunderne gør det. Ring fra en anden telefon, og tjek fire ting:

• Svarer receptionisten med det rigtige firmanavn?
• Går opkaldet videre efter det rigtige antal ring?
• Virker det, når I allerede taler i telefon?
• Lander opkaldet som en sag med tekst og opsummering i indbakken?

Test også én gang om aftenen og én gang i weekenden. Det er dér, de fleste viderestillinger afslører deres fejl.

Typiske fejl ved viderestilling

• At viderestille til voicemail først, så AI-receptionisten aldrig bliver nået.
• At vælge for lang ventetid – kunden lægger på efter cirka fem ring.
• At glemme mobilerne, der også står på hjemmesiden.
• Ikke at teste efter et skift af abonnement eller operatør.

Læs mere om, hvorfor voicemail koster kunder, i AI-telefonsvarer eller voicemail.

Hvad sker der med opkaldet efter viderestillingen?

Når opkaldet er viderestillet, svarer AI-receptionisten med jeres firmanavn, præcis som hvis kunden havde ringet direkte til den. Den booker, svarer på spørgsmål eller modtager en henvendelse, og når opkaldet er slut, oprettes der en sag i Blixtflow med fire dele:

• Optagelse af hele opkaldet, hvis I har valgt det
• Hele opkaldet som tekst, så I kan søge i det
• En opsummering på to–tre sætninger
• Stemning og lead-niveau: varm, lunken eller kold

Sagen lander i den samme indbakke som e-mailene. Den, der har ansvaret for telefonen, ser med det samme, hvad der skal følges op på, og kunden, der ringer igen, bliver genkendt på nummeret. Læs mere om, hvordan I gør opkald til sager.

Hvad koster et viderestillet opkald?

Selve viderestillingen kan koste efter jeres operatørs prisliste, fordi opkaldet går videre fra jeres abonnement til et andet nummer. Mange erhvervsabonnementer har fri opkald til svenske numre, og så bliver prisen nul. Taletiden hos AI-receptionisten tæller med i de opkaldsminutter, der er inkluderet i planen – i Blixtflow pr. påbegyndt minut, med advarsel ved 80 og 100 procent. Tjek begge dele, før I vælger viderestilling altid, for så går hvert opkald via receptionisten.

Hvad skal man huske ved viderestilling?

Viderestilling er den nemmeste måde at beholde sit nummer på og alligevel lade en AI-receptionist svare. Husk dette:

• Vælg, om alle opkald skal viderestilles, eller kun når ingen svarer, eller der er optaget.
• Test fra en anden telefon lige efter, at I har viderestillet.
• Tjek, hvad operatøren tager for viderestillede opkald.
• Glem ikke numrene, der står på hjemmesiden, Google og fakturaer.
• Skriv ned, hvordan I slår viderestillingen fra, hvis noget skal ændres.

Kunden skal aldrig være nødt til at lære et nyt nummer, fordi I ændrer måden, I svarer på.

Blixtflow

Ofte stillede spørgsmål

Kan vi beholde vores nummer, hvis vi viderestiller?

Ja. Jeres nummer bliver hos jeres operatør, og kunderne ringer til det samme nummer. Viderestillingen sender bare opkaldene videre til AI-receptionisten efter de betingelser, I vælger.

Hvilken kode viderestiller ved optaget?

På de fleste svenske mobilabonnementer er det **67*NUMMER# efterfulgt af opkaldsknappen. Koden ##002# fjerner al viderestilling. Spørg jeres operatør, hvis koden ikke virker.

Koster viderestilling noget?

Det afhænger af jeres operatør. Et viderestillet opkald kan blive afregnet som et opkald fra jeres telefon til målnummeret. Tjek operatørens prisliste.

Hvor længe skal telefonen ringe, før opkaldet viderestilles?

Omkring 15–20 sekunder, cirka tre til fire ring, er en god balance. Længere end det, og mange kunder når at lægge på.

Kan vi styre viderestillingen efter åbningstider?

Ja, i et firmaomstillingsanlæg. På en mobil må I selv slå viderestillingen til og fra eller lade den altid gå videre ved intet svar.

Kilder

1. Post- och telestyrelsen (PTS) – telefoni og numre

EmnerViderestillingTelefonnummerAI-receptionistGuide