Missede opkald: hvad de koster virksomheden, og hvordan I holder op med at misse dem

Kort svar

Missede opkald er opkald, som ingen besvarer, for eksempel i frokostpausen, under møder, om aftenen og i weekenden. De koster virksomheden kunder, fordi mange, der ikke får svar, ringer til den næste virksomhed i stedet. I holder op med at misse opkald ved at måle dem, viderestille, når ingen svarer, og lade en AI-receptionist tage de opkald, I ikke når.

Hvad tæller som et misset opkald?

Et misset opkald er et opkald, hvor den, der ringer, ikke får talt med nogen, der kan hjælpe. Det omfatter opkald, som ingen besvarer, opkald, der havner på en telefonsvarer, uden at nogen ringer tilbage samme dag, og opkald, hvor kunden lægger på i en telefonkø.

De fleste missede opkald sker i forudsigelige situationer: i frokostpausen, når alle sidder i møde, når nogen allerede taler i telefon, før og efter åbningstid og i weekenden. For en lille virksomhed, hvor de samme personer både udfører arbejdet og tager telefonen, er det næsten umuligt helt at undgå.

Hvad koster et misset opkald?

Omkostningen er det, kunden ville have været værd. Den, der ringer, har ofte et akut behov – en booking, en reparation, et tilbud – og ringer gerne til den næste virksomhed på listen, hvis ingen svarer.

Tallene er eksempler. Lav den samme beregning med jeres egne værdier – opkaldsloggen i telefonen viser, hvor mange opkald I faktisk misser. Læs også hvad en AI-receptionist koster for at sammenligne.

Hvordan ser man, hvor mange opkald man misser?

Start med at måle i en helt almindelig uge. De fleste bliver overraskede over, hvor mange opkald der forsvinder.

1. Åbn opkaldsloggen i telefonen eller omstillingen, og tæl missede opkald pr. dag.
2. Notér, hvornår de kom – frokost, aften og weekend plejer at skille sig ud.
3. Tjek, hvor mange I ringede tilbage til, og hvor lang tid det tog.
4. Tæl, hvor mange der aldrig svarede, da I ringede tilbage. Det er de kunder, der gik tabt.

Syv måder at holde op med at misse opkald

Der findes ingen enkelt løsning, men kombinationen nedenfor bringer de fleste virksomheder tæt på nul missede opkald.

Fra flest til færrest missede opkald

1. 1Mål hver ugeDet, I ikke måler, bliver ikke bedre. Følg antallet af missede opkald pr. uge.
2. 2Viderestil ved optaget og intet svarLad opkaldet gå videre efter tre ring i stedet for til telefonsvareren.
3. 3Fordel ansvaretBeslut, hvem der svarer hvornår, også i frokostpausen.
4. 4Erstat telefonsvarerenFå ringer tilbage efter en talebesked. En AI-receptionist løser sagen med det samme.
5. 5Lad kunderne booke selvBookinger via telefon og web mindsker antallet af opkald, I skal tage.
6. 6Ring tilbage inden for en timeEt hurtigt opkald tilbage redder mange af de opkald, der alligevel bliver misset.
7. 7Saml opkaldene med restenNår opkaldene bliver til sager i den samme indbakke som mailene, bliver intet glemt.

Hvorfor virker telefonsvareren ikke?

En telefonsvarer tager imod beskeder, men løser ingen sager. Mange kunder lægger på, når de hører den, og de, der lægger en besked, må vente, til nogen lytter og ringer tilbage. Imens når de at ringe til en anden. Læs sammenligningen AI-telefonsvarer eller telefonsvarer.

Hvordan hjælper en AI-receptionist?

En AI-receptionist besvarer alle de opkald, som ingen andre når at tage – døgnet rundt. Den booker tider, svarer på spørgsmål om priser og åbningstider og stiller videre, når det er nødvendigt. I Blixtflow svarer AI-receptionisten på jeres nummer, og hvert opkald bliver til en sag med optagelse, tekst og resumé i indbakken. I kan altså også se aftenens og weekendens opkald, når I møder ind om morgenen.

Et opkald, der besvares ved andet ring, er mere værd end et perfekt opkald tilbage tre timer senere.

Hvilke brancher taber mest på missede opkald?

Alle virksomheder misser opkald, men nogle taber mere på det end andre. Det gælder brancher, hvor kunden ringer med et akut behov, og hvor de samme personer både udfører arbejdet og tager telefonen.

• Håndværkere og vagtservice: Den, der har et vandudslip, ringer, indtil nogen svarer. Læs mere på siden for håndværkere.
• Autoværksteder: Mekanikeren ligger under en bil med beskidte hænder, når telefonen ringer.
• Frisører og skønhedssaloner: Telefonen ringer midt i en behandling, og kunden booker hos den salon, der svarer.
• Klinikker og tandlæger: Patienter med smerter vil have en tid i dag, ikke et opkald tilbage i morgen.
• Bilforhandlere: En interesseret køber, der ikke får svar, køber bilen et andet sted.

I alle disse brancher er det almindeligt, at en enkelt ny opgave er flere tusinde kroner værd. Så er det nok at redde et eller to opkald om måneden, før en løsning kan betale sig.

Hvad er det vigtigste for at holde op med at misse opkald?

Det vigtigste er, at hvert opkald får et svar eller bliver ringet op samme dag, også når ingen i teamet kan tage telefonen. Kort sagt:

• Mål først, hvor mange opkald I misser om ugen, og hvornår.
• Ring tilbage inden for en time – derefter har mange kunder ringet til en anden.
• Udskift telefonsvareren med noget, der faktisk løser sagen.
• Lad en AI-receptionist tage opkald uden for åbningstid og ved spidsbelastning.
• Saml opkaldene som sager, så intet opkald tilbage bliver glemt.

Et misset opkald kan ikke ses i regnskabet, men det kan ses i kalenderen som en tom tid.

Blixtflow

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange opkald misser en almindelig lille virksomhed?

Det varierer meget. Den eneste sikre måde at vide det på er at tælle i opkaldsloggen i en almindelig uge. Frokost, aftener og weekender står typisk for de fleste missede opkald.

Ringer kunder tilbage efter et misset opkald?

Nogle gør, men mange ringer til den næste virksomhed i stedet, især når behovet er akut. Derfor er det bedre at svare med det samme end at regne med, at kunden ringer igen.

Er det bedre at ringe tilbage eller at svare med det samme?

At svare med det samme er altid bedst. Hvis opkaldet alligevel bliver misset, bør I ringe tilbage inden for en time, fordi chancen for at fange kunden falder hurtigt med tiden.

Kan en AI-receptionist tage alle opkald?

Den kan besvare alle opkald og løse rutinesager som bookinger og almindelige spørgsmål. Opkald, der kræver et menneske, stilles videre eller bliver til en sag med alt, hvad der blev sagt.

Kilder

1. Post- och telestyrelsen (PTS) – telefoni og numre

EmnerMissede opkaldTelefonAI-receptionistKundeservice