BlixtflowKort svar
En AI-receptionist er en stemmeassistent, der svarer virksomhedens telefon, forstår, hvad den, der ringer, vil, og udfører opgaven – booker en tid, svarer på et spørgsmål eller stiller om til den rette person. Den svarer døgnet rundt, på flere sprog, og gemmer hvert opkald som tekst, så teamet kan se, hvad der er blevet sagt.
Hvad er en AI-receptionist?
En AI-receptionist er en stemmeassistent, der tager imod opkald på virksomhedens telefonnummer. Den lytter, forstår, hvad den, der ringer, vil, og gør noget ved det: booker en tid, svarer på et spørgsmål om priser eller åbningstider eller stiller opkaldet om til den rette kollega. I modsætning til en telefonsvarer behøver kunden ikke at lægge en besked og vente på, at nogen ringer tilbage.
Teknikken bygger på tre dele, der arbejder sammen på under et sekund: talegenkendelse, der omsætter stemmen til tekst, en sprogmodel, der forstår, hvad kunden mener, og talesyntese, der svarer med en naturlig stemme. For kunden føles det som at tale med en rolig og vidende receptionist.
Hvordan fungerer en AI-receptionist i praksis?
Når nogen ringer, svarer receptionisten med jeres firmanavn, oftest ved andet ring. Derefter følger samtalen et mål, som I har fastlagt.
Et typisk opkald i fem trin
- Kunden ringerOpkaldet kommer ind på jeres nummer – et nyt nummer eller jeres eksisterende, som viderestilles.
- Receptionisten forstår henvendelsen»Jeg vil gerne booke en klipning på torsdag« tolkes som en booking med ydelse og ønsket dag.
- Den henter faktaLedige tider fra kalenderen, priser og åbningstider fra jeres vidensbase.
- Den udfører opgavenBooker tiden og sender en bekræftelse på SMS, inden opkaldet er slut.
- Teamet får et resuméOptagelse, hele opkaldet som tekst og et kort resumé lander som en sag i indbakken.
I Blixtflow bliver hvert opkald en sag i den samme fælles indbakke som mails og chat. I ser altså telefonopkald, mails og SMS'er fra den samme kunde ét sted.
Hvad kan en AI-receptionist?
En moderne AI-receptionist klarer det meste af det, en menneskelig receptionist gør i telefonen, forudsat at opgaven følger et mønster. Det her er de mest almindelige opgaver:
- Booke, ombooke og aflyse tider direkte i Google Kalender, Outlook eller en indbygget kalender.
- Svare på spørgsmål om priser, åbningstider, adresse og ydelser ud fra jeres vidensbase.
- Stille opkald om til den rette person efter jeres regler og tider.
- Tage imod sager og sørge for, at den rette kollega får alt, hvad der blev sagt.
- Kvalificere leads ved at stille de spørgsmål, I gerne vil have svar på.
- Tage imod beskeder med, hvad kunden vil, og hvornår I kan ringe tilbage.
- Lægge på ved salgsopkald og svindelopkald efter regler, I selv sætter.
Det, den skal overlade til et menneske, er det, der kræver dømmekraft: en vred kunde, der vil have kompensation, et spørgsmål, der afhænger af flere ting på én gang, eller noget, der aldrig er sket før. Læs mere i vores guide om hvad en AI-receptionist kan og ikke kan.
AI-receptionist, telefonsvarer eller menneskelig receptionist?
De tre muligheder løser det samme problem på forskellige måder. Tabellen viser forskellene for en lille virksomhed.
| Egenskab | Telefonsvarer | Menneskelig receptionist | AI-receptionist |
|---|---|---|---|
| Svarer døgnet rundt | Ja, men løser ingenting | Nej, cirka 40 timer om ugen | Ja, 24/7 |
| Booker tider | Nej | Ja | Ja, direkte i kalenderen |
| Sprog | Ét | Et eller to | Svensk, arabisk, engelsk og flere |
| Pris pr. måned | Næsten ingenting | Løn plus 31,42 % svensk arbejdsgiverafgift | Inkluderet i Blixtflow fra 1 799 SEK for hele virksomheden |
| Opkald som tekst | Nej | Hvis nogen skriver det ned | Ja, altid |
En menneskelig receptionist er værdifuld, når hvert opkald kræver personlig service. AI-receptionisten passer, når mange opkald er rutine, når I går glip af opkald uden for kontortid, eller når I ikke har råd til en fuldtidsstilling.
Hvad koster en AI-receptionist?
Prisen afhænger af leverandøren og af, hvor mange minutter I har brug for. I Blixtflow er AI-receptionisten inkluderet i alle planer fra 1 799 SEK om måneden for hele virksomheden. Et antal minutter er inkluderet hver måned og afregnes pr. påbegyndt minut. I får en advarsel ved 80 og 100 procent af minutterne, så der ikke dukker overraskelser op på fakturaen. Se alle detaljer på prissiden.
Et enkelt regneeksempel: Hvis virksomheden går glip af 5 opkald om dagen, og 1 ud af 5 ville være blevet en kunde til en værdi af 800 SEK, forsvinder der 800 SEK om dagen. På 22 arbejdsdage bliver det 17 600 SEK om måneden – mere end ti gange planens pris.
Hvordan kommer man i gang?
De fleste er i gang på et kvarter. I vælger et nyt nummer eller viderestiller jeres eksisterende, vælger sprog og stemme, fortæller om jeres ydelser, priser og åbningstider og forbinder kalenderen.
- Vælg nummer: et nyt nummer eller viderestilling af jeres eksisterende.
- Vælg sprog og stemme, og skriv, hvordan receptionisten skal hilse.
- Udfyld ydelser, priser og åbningstider – eller lad den læse jeres hjemmeside.
- Forbind kalenderen, og beslut, hvornår opkald skal stilles om til et menneske.
- Lyt til de første opkald, og justér instruktionerne.
Regn med en til to uger, før receptionisten lyder som jeres virksomhed. Lyt, justér og udbyg vidensbasen – så klarer den sig selv.
Er en AI-receptionist sikker og lovlig at bruge?
Ja, hvis I følger databeskyttelsesreglerne. Opkaldene indeholder personoplysninger, så I skal informere den, der ringer, om, at opkaldet håndteres af en AI og optages, og I skal have en databehandleraftale med leverandøren. I Blixtflow maskeres personnumre, kortnumre og IBAN, før tekst sendes til AI, og opkaldene gemmes som sager med roller og adgangsrettigheder. Den svenske databeskyttelsesmyndighed IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) har vejledning om optagelse og databeskyttelse.
Hvad er det vigtigste at vide om en AI-receptionist?
En AI-receptionist svarer jeres nummer døgnet rundt og løser rutinesager selv, mens et menneske tager det, der kræver dømmekraft. Her er det vigtigste kort fortalt:
- Den svarer oftest ved andet ring – også om aftenen og i weekenden.
- Den booker, svarer på spørgsmål og stiller videre efter jeres regler.
- Hvert opkald gemmes som tekst og resumé i indbakken.
- Opsætningen tager ofte under et kvarter, finjusteringen en til to uger.
- I Blixtflow er den inkluderet i alle planer fra 1 799 SEK om måneden.
Det bedste opkald er det, der bliver besvaret – uanset om klokken er ni om morgenen eller ni om aftenen.
Blixtflow
Ofte stillede spørgsmål
Lyder en AI-receptionist som en robot?
Nej, ikke en moderne. I vælger blandt mange naturlige stemmer pr. sprog og dialekt, og receptionisten svarer roligt med jeres firmanavn. Skifter kunden sprog midt i samtalen, gør receptionisten det også.
Kan vi beholde vores telefonnummer?
Ja. I viderestiller jeres eksisterende nummer til AI-receptionisten, for eksempel efter tre ring eller når der er optaget, eller vælger et nyt nummer. Kunderne ringer til det samme nummer som før.
Hvilke sprog taler AI-receptionisten?
Blixtflows AI-receptionist taler svensk, arabisk, engelsk, norsk, dansk, tysk, spansk og flere, med sin egen stemme pr. sprog. Hvor mange sprog der er inkluderet, afhænger af planen.
Hvad sker der, hvis kunden vil tale med et menneske?
Receptionisten stiller videre efter jeres regler og tider. Er ingen ledige, oprettes en sag med optagelse, tekst og resumé, så nogen kan ringe tilbage med hele baggrunden.
Hvor meget koster en AI-receptionist i Blixtflow?
Den er inkluderet i alle planer fra 1 799 SEK om måneden for hele virksomheden. Et antal minutter er inkluderet og afregnes pr. påbegyndt minut, og I får en advarsel ved 80 og 100 procent. I kan prøve gratis i 14 dage.