BlixtflowKort svar
En delad brevlåda i Outlook eller en delegerad Gmail-inkorg ger flera personer åtkomst till samma e-postkonto, men visar inte vem som äger ett mejl eller om någon redan svarar. En delad inkorg är byggd för team: varje ärende får en ägare och status, ni ser kollegornas svar i realtid och kan samla chatt, sms och sociala medier i samma lista.
Vad är en delad brevlåda i Outlook?
En delad brevlåda i Outlook är ett e-postkonto i Microsoft 365, till exempel info@, som flera användare har behörighet till. Den visas som en extra brevlåda i varje persons Outlook. Alla kan läsa, svara och flytta mejl, och svaren skickas från den delade adressen. I Gmail och Google Workspace finns en liknande lösning med delegering eller Google-grupper.
Det är en bra start för små team, och den kostar ofta inget extra eftersom den ingår i Microsoft 365 eller Google Workspace. Men den är byggd för åtkomst, inte för samarbete.
Vad saknas i en delad brevlåda?
Det som saknas märks först när flera personer svarar samtidigt.
- Ingen ägare: ni ser inte vem som ska svara på ett mejl.
- Ingen kollisionsvarning: två personer kan skriva svar på samma mejl samtidigt.
- Ingen status: ett läst mejl kan vara besvarat, påbörjat eller bortglömt.
- Inga interna kommentarer: frågor till kollegor blir vidarebefordrade mejl.
- En kanal: chatt, sms, WhatsApp och Instagram ligger någon annanstans.
Hur skiljer de sig sida vid sida?
| Funktion | Delad brevlåda (Outlook/Gmail) | Delad inkorg (Blixtflow) |
|---|---|---|
| Flera kan läsa och svara | Ja | Ja |
| Tilldela ägare | Nej | Ja, med ett klick eller automatiskt |
| Se vem som skriver just nu | Nej | Ja |
| Interna kommentarer | Nej, vidarebefordra | Ja, med @omnämnanden |
| Ärendenummer och autosvar | Nej | Ja, till exempel BL-0148 |
| Kanaler | Mejl | Mejl, chatt, sms, WhatsApp, Instagram, Messenger och samtal |
| Ångra skicka | Begränsat | 10–30 sekunder |
| Kostnad | Ingår ofta i licensen | Från 1 799 kr per månad för hela företaget |
När räcker en delad brevlåda?
Delad brevlåda räcker när
- En eller två personer svarar
- Nästan bara mejl
- Få mejl per dag
- Inga krav på svarstider
Välj delad inkorg när
- Tre eller fler svarar kunder
- Kunderna hör av sig i flera kanaler
- Mejl blir liggande eller besvaras dubbelt
- Ni vill mäta svarstider
Kan man kombinera Outlook och en delad inkorg?
Ja, och det är det vanliga. Mejlen ligger kvar i Microsoft 365 eller Google Workspace, och den delade inkorgen kopplas till kontot. I Blixtflow kopplar ni Gmail, Outlook, Microsoft 365, iCloud eller vilken adress som helst. Svaren skickas från er egen adress, så att kunden inte märker någon skillnad. Personliga mejl fortsätter att skötas i Outlook som vanligt.
Så kopplar ni info@ från Microsoft 365
- Skapa kanalenVälj Outlook / Microsoft 365 och logga in med kontot.
- Välj historikHämta mejl från de senaste 7, 30 eller 90 dagarna, eller allt.
- Ge åtkomstVälj vilka i teamet som ska se kanalen.
- Sätt reglerTilldelning, ärendenummer och autosvar.
Vad händer med mejlen om vi slutar?
Mejlen finns kvar i ert e-postkonto, eftersom den delade inkorgen läser och skickar via kontot. Det gör bytet riskfritt: ni kan prova i 14 dagar och fortsätta med Outlook som förut om ni ångrar er. Läs mer om vad en delad inkorg är, om ordning i info@ och se inkorgen i Blixtflow.
Delade brevlådor ger alla nyckeln till samma rum. En delad inkorg talar om vem som ska svara på vad.
Vad händer när teamet växer?
En delad brevlåda fungerar ofta bra för 1–2 personer och 10–20 mejl om dagen. Problemen växer snabbare än teamet: med 3 personer finns 3 möjliga dubbelsvar på varje mejl, och med 5 personer blir det nästan omöjligt att veta vem som tar vad utan att fråga. Samtidigt brukar kunderna börja höra av sig i fler kanaler – chatten på hemsidan, Instagram och sms – som inte går att samla i en mejlbrevlåda alls.
Ett tydligt tecken på att det är dags att byta är när teamet börjar skriva interna mejl om kundmejl, eller när någon har en egen lista över mejl som ”väntar”. Då har brevlådan redan blivit för liten. Se också tilldelning av ärenden för hur ett växande team fördelar arbetet.
Vad ska man välja – delad brevlåda eller delad inkorg?
Välj en delad brevlåda i Outlook om ni bara har mejl och är två personer, och en delad inkorg när ni har flera kanaler eller behöver se vem som äger varje ärende. I korthet:
- En delad brevlåda ingår ofta i Microsoft 365 utan extra kostnad.
- Den saknar ägare, status och kollisionsvarning per mejl.
- En delad inkorg samlar mejl, chatt, sms och sociala medier.
- Ni kan behålla Outlook och koppla brevlådan till inkorgen.
- Byt när teamet växer förbi 3 personer eller fler kanaler tillkommer.
Det går också att börja med en enda adress, till exempel info@, och låta de personliga adresserna ligga kvar i Outlook. Då testar teamet arbetssättet utan att något annat ändras.
Verktyget ska passa hur teamet arbetar i dag – och om ett år.
Blixtflow
Vanliga frågor
Vad är en delad brevlåda i Outlook?
Ett e-postkonto i Microsoft 365, till exempel info@, som flera användare har behörighet till. Den visas i varje persons Outlook, och svaren skickas från den delade adressen.
Kostar en delad brevlåda något?
I Microsoft 365 ingår delade brevlådor oftast utan extra licens. En delad inkorg som Blixtflow kostar från 1 799 kr per månad för hela företaget, med fler kanaler och funktioner.
Kan man se vem som svarar i en delad brevlåda?
Nej, inte i realtid. Det är den största skillnaden mot en delad inkorg, där ni ser när en kollega skriver och varje ärende har en ägare.
Fungerar en delad inkorg med Gmail?
Ja. Blixtflow kopplas till Gmail och Google Workspace på samma sätt som till Outlook, och svaren skickas från er egen adress.