BlixtflowKort svar
En AI-resepsjonist booker timer på telefon ved å lese ledige tider i bedriftens kalender, foreslå en tid som passer kunden, og booke den med en gang. Kunden får en bekreftelse på sms før samtalen er over. Det fungerer med Google Kalender, Outlook og innebygde kalendere, og resepsjonisten kan også flytte og avbestille timer.
Hvordan kan en AI booke timer på telefon?
En AI-resepsjonist booker timer på telefon på samme måte som en menneskelig resepsjonist: den spør hva kunden vil booke, sjekker hvilke tider som er ledige, og foreslår et par alternativer. Når kunden velger en tid, bookes den med en gang i kalenderen, og en bekreftelse sendes på sms eller e-post.
Forskjellen er at AI-resepsjonisten gjør det døgnet rundt, på flere språk og uten at noen i teamet trenger å legge fra seg det de holder på med. Kunden som ringer klokka 21 en søndag, får en time med en gang i stedet for å bli ringt tilbake på mandag.
Hvordan foregår en booking steg for steg?
En booking på telefon
- Kunden sier hva som skal bookesFor eksempel «en klipp hos Sara torsdag ettermiddag».
- Resepsjonisten sjekker kalenderenDen leser ledige tider for riktig tjeneste, varighet og person.
- Den foreslår tiderTo eller tre alternativer som passer ønsket.
- Kunden velgerTimen bookes med en gang, med navn og telefonnummer.
- Bekreftelsen sendesEn sms med tid, adresse og hvordan man avbestiller.
Hele samtalen lagres som tekst og sammendrag. Dere ser altså hvilke bookinger som kom via telefon, og hva kunden sa.
Hvilke kalendere fungerer?
Blixtflows AI-resepsjonist leser ledige tider fra Google Kalender, Outlook og Microsoft 365, eller fra den innebygde kalenderen. Den kan booke, flytte og avbestille, og den samme kalenderen brukes av chatten på nettsiden. Bookinger fra telefon og nett havner derfor på samme sted og kolliderer ikke.
| Innstilling | Eksempel | Hvorfor den trengs |
|---|---|---|
| Tjenester og varighet | Klipp 45 min, farging 120 min | Riktig tid blokkeres i kalenderen |
| Hvem utfører tjenesten | Sara og Ali gjør farging | Bookingen havner hos riktig person |
| Åpningstider | Man–fre 9–18, lør 10–15 | Ingen bookinger når dere har stengt |
| Buffer | 10 min mellom bookinger | Tid til rengjøring og forberedelse |
| Bookingvindu | Tidligst 2 timer, senest 60 dager fram | Ingen bookinger dere ikke rekker å forberede |
Hvilke regler bør man sette?
Regler gjør at bookingene blir riktige uten at noen trenger å sjekke dem. Start med det viktigste:
- Hvilke tjenester får resepsjonisten booke selv, og hvilke krever et menneske?
- Hvor langt i forveien kan kunden booke, og hvor sent kan kunden avbestille?
- Skal nye og eksisterende kunder behandles ulikt?
- Hva skal skje når det ikke finnes noen ledig tid – venteliste, tilbakeringing eller forslag om en annen dag?
Gir sms-bekreftelser færre uteblitte timer?
Ja, en tydelig bekreftelse med tid, adresse og mulighet for avbestilling gjør det lettere for kunden å huske timen og å avbestille i tide. Blixtflow sender bekreftelsen før samtalen i det hele tatt er over, og kalenderen kan sende påminnelser før besøket. Når en kunde avbestiller via telefon, blir timen ledig med en gang og kan bookes av noen andre.
Hvilke bransjer har mest nytte av telefonbooking med AI?
Størst nytte har bedrifter der de fleste samtalene er bookinger, og der de ansatte ikke kan svare midt i arbeidet: frisører, skjønnhetssalonger, klinikker, verksteder og trafikkskoler. Les også om AI-resepsjonist for salonger.
Hver booking som gjøres på telefon uten at noen i teamet trenger å svare, er et kvarter som går til kunden i stolen.
Hva skjer når ingen tid er ledig?
Et vanlig problem på telefon er at kunden vil ha en tid som ikke finnes. Da trenger resepsjonisten et tydelig alternativ, ellers ender samtalen med et «vi tar kontakt». Bestem på forhånd hva som skal skje:
- Foreslå nærmeste ledige tid, for eksempel neste dag på samme tidspunkt.
- Tilby en annen person som utfører samme tjeneste.
- Sett kunden på venteliste, og send en sms hvis en tid blir ledig.
- Opprett en sak til den som endrer timeplanen, hvis kunden har et spesielt behov.
Alle fire fungerer med Blixtflows AI-resepsjonist. Det viktige er at kunden legger på med en klar beskjed – en time, en plass på listen eller et løfte om tilbakeringing på et bestemt tidspunkt.
Hvordan måler man at telefonbookingen fungerer?
Følg tre tall hver uke den første måneden: hvor mange bookinger som ble gjort via telefon uten at noen i teamet svarte, hvor mange samtaler som endte uten booking selv om kunden ville booke, og hvor mange bookinger som måtte endres i etterkant. Det andre tallet viser hvilke regler som mangler, og det tredje viser om tjenestenes varighet eller de ansattes timeplaner må justeres i kalenderen.
Hva er det viktigste med telefonbooking via AI?
Telefonbooking med AI fungerer best når kalenderen er oppdatert og reglene for booking er tydelige. Kort oppsummert:
- Koble til riktig kalender, og la AI-en bare vise tider som faktisk er ledige.
- Sett regler for buffer, varighet per tjeneste og hvor langt fram man kan booke.
- Send en sms-bekreftelse med en gang og en påminnelse dagen før.
- La kunden flytte eller avbestille timen i samme samtale.
- Mål hver måned hvor stor andel av bookingene som skjer utenfor åpningstiden.
En booking som gjøres mens kunden fortsatt er på tråden, blir sjelden en uteblitt time.
Blixtflow
Ofte stilte spørsmål
Kan AI-resepsjonisten flytte og avbestille timer?
Ja. Blixtflows AI-resepsjonist kan booke, flytte og avbestille i kalenderen. Når en time avbestilles, blir den ledig med en gang og kan bookes av noen andre.
Fungerer det med Google Kalender?
Ja. Ledige tider hentes fra Google Kalender, Outlook og Microsoft 365 eller fra den innebygde kalenderen i Blixtflow. Bookingene skrives direkte i kalenderen.
Får kunden en bekreftelse?
Ja. En sms eller e-post med tid og detaljer sendes før samtalen er over. Det gir færre spørsmål i etterkant og gjør det lettere å avbestille i tide.
Kan resepsjonisten booke hos riktig person?
Ja, hvis dere angir hvem som utfører hvilke tjenester. Da foreslår resepsjonisten bare tider hos de personene som kan utføre tjenesten kunden vil booke.