BlixtflowKort svar
En AI-receptionist booker tider over telefonen ved at læse ledige tider i virksomhedens kalender, foreslå en tid, der passer kunden, og booke den med det samme. Kunden får en bekræftelse på sms, inden opkaldet er slut. Det fungerer med Google Kalender, Outlook og indbyggede kalendere, og receptionisten kan også ombooke og aflyse.
Hvordan kan en AI booke tider over telefonen?
En AI-receptionist booker tider over telefonen på samme måde som en menneskelig receptionist: den spørger, hvad kunden vil booke, tjekker, hvilke tider der er ledige, og foreslår et par muligheder. Når kunden vælger en tid, bookes den med det samme i kalenderen, og en bekræftelse sendes på sms eller mail.
Forskellen er, at AI-receptionisten gør det døgnet rundt, på flere sprog og uden at nogen i teamet behøver at lægge det, de er i gang med, fra sig. Kunden, der ringer klokken 21 en søndag, får en tid med det samme i stedet for et opkald tilbage om mandagen.
Hvordan foregår en booking trin for trin?
En booking over telefonen
- Kunden siger, hvad der skal bookesFor eksempel »en klipning hos Sara torsdag eftermiddag«.
- Receptionisten tjekker kalenderenDen læser ledige tider for den rigtige ydelse, varighed og person.
- Den foreslår tiderTo eller tre muligheder, der passer til ønsket.
- Kunden vælgerTiden bookes med det samme, med navn og telefonnummer.
- Bekræftelsen sendesEn sms med tid, adresse og hvordan man aflyser.
Hele samtalen gemmes som tekst og resumé. I kan altså se, hvilke bookinger der kom via telefonen, og hvad kunden sagde.
Hvilke kalendere fungerer?
Blixtflows AI-receptionist læser ledige tider fra Google Kalender, Outlook og Microsoft 365 eller fra den indbyggede kalender. Den kan booke, ombooke og aflyse, og den samme kalender bruges af chatten på hjemmesiden. Bookinger fra telefon og web havner derfor samme sted og kolliderer ikke.
| Indstilling | Eksempel | Hvorfor den er nødvendig |
|---|---|---|
| Ydelser og varighed | Klipning 45 min., farvning 120 min. | Den rigtige tid blokeres i kalenderen |
| Hvem udfører ydelsen | Sara og Ali laver farvning | Bookingen havner hos den rigtige person |
| Åbningstider | Man–fre 9–18, lør 10–15 | Ingen bookinger, når I har lukket |
| Buffer | 10 min. mellem bookinger | Tid til rengøring og forberedelse |
| Bookingvindue | Tidligst 2 timer, senest 60 dage frem | Ingen bookinger, som I ikke kan nå at forberede |
Hvilke regler bør man sætte op?
Regler gør, at bookingerne bliver rigtige, uden at nogen behøver at tjekke dem. Start med det vigtigste:
- Hvilke ydelser må receptionisten booke selv, og hvilke kræver et menneske?
- Hvor langt i forvejen må kunden booke, og hvor sent må kunden aflyse?
- Skal nye og eksisterende kunder behandles forskelligt?
- Hvad skal der ske, når der ikke er nogen ledig tid – venteliste, opkald tilbage eller forslag om en anden dag?
Mindsker sms-bekræftelser udeblivelser?
Ja, en tydelig bekræftelse med tid, adresse og mulighed for at aflyse gør det lettere for kunden at huske tiden og at aflyse i god tid. Blixtflow sender bekræftelsen, før opkaldet overhovedet er slut, og kalenderen kan sende påmindelser før besøget. Når en kunde aflyser via telefonen, bliver tiden ledig med det samme og kan bookes af en anden.
Hvilke brancher har mest gavn af telefonbooking med AI?
Størst gavn har virksomheder, hvor de fleste opkald er bookinger, og hvor personalet ikke kan tage telefonen midt i arbejdet: frisører, skønhedssaloner, klinikker, værksteder og køreskoler. Læs også om AI-receptionist til saloner.
Hver booking, der laves over telefonen, uden at nogen i teamet behøver at svare, er et kvarter, der går til kunden i stolen.
Hvad sker der, når ingen tid er ledig?
Et almindeligt problem i telefonen er, at kunden vil have en tid, der ikke findes. Så har receptionisten brug for et tydeligt alternativ, ellers ender samtalen med et »vi vender tilbage«. Beslut på forhånd, hvad der skal ske:
- Foreslå den nærmeste ledige tid, for eksempel næste dag på samme tidspunkt.
- Tilbyd en anden person, der udfører den samme ydelse.
- Sæt kunden på venteliste, og send en sms, hvis en tid bliver ledig.
- Opret en sag til den, der ændrer i vagtplanen, hvis kunden har et særligt behov.
Alle fire fungerer med Blixtflows AI-receptionist. Det vigtige er, at kunden lægger på med en klar besked – en tid, en plads på listen eller et løfte om et opkald tilbage på et bestemt tidspunkt.
Hvordan måler man, at telefonbookingen fungerer?
Følg tre tal hver uge i den første måned: hvor mange bookinger der blev lavet via telefonen, uden at nogen i teamet svarede, hvor mange opkald der endte uden booking, selvom kunden ville booke, og hvor mange bookinger der skulle ændres bagefter. Det andet tal viser, hvilke regler der mangler, og det tredje viser, om ydelsernes varighed eller medarbejdernes skemaer skal justeres i kalenderen.
Hvad er det vigtigste ved telefonbooking via AI?
Telefonbooking med AI fungerer bedst, når kalenderen er opdateret, og reglerne for booking er tydelige. Kort fortalt:
- Kobl den rigtige kalender på, og lad AI'en kun vise tider, der virkelig er ledige.
- Sæt regler for buffer, varighed pr. ydelse og hvor langt frem man må booke.
- Send en sms-bekræftelse med det samme og en påmindelse dagen før.
- Lad kunden ombooke eller aflyse i samme opkald.
- Mål hver måned, hvor stor en andel af bookingerne der sker uden for åbningstiden.
En booking, der laves, mens kunden stadig er i røret, bliver sjældent til en udeblivelse.
Blixtflow
Ofte stillede spørgsmål
Kan AI-receptionisten ombooke og aflyse tider?
Ja. Blixtflows AI-receptionist kan booke, ombooke og aflyse i kalenderen. Når en tid aflyses, bliver den ledig med det samme og kan bookes af en anden.
Fungerer det med Google Kalender?
Ja. Ledige tider hentes fra Google Kalender, Outlook og Microsoft 365 eller fra den indbyggede kalender i Blixtflow. Bookingerne skrives direkte i kalenderen.
Får kunden en bekræftelse?
Ja. En sms eller mail med tid og detaljer sendes, inden opkaldet er slut. Det mindsker spørgsmål bagefter og gør det lettere at aflyse i god tid.
Kan receptionisten booke hos den rigtige person?
Ja, hvis I angiver, hvem der udfører hvilke ydelser. Så foreslår receptionisten kun tider hos de personer, der kan udføre den ydelse, kunden vil booke.