BlixtflowKort svar
En bedrift kan svare i telefonen døgnet rundt uten nattpersonale ved å la en AI-resepsjonist ta samtalene utenfor åpningstiden. Den svarer med bedriftens navn, booker timer, svarer på vanlige spørsmål og lagrer hver samtale som tekst. Alternativene er en ekstern telefonvakttjeneste, vakt på mobilen eller en telefonsvarer.
Hvorfor bør bedriften svare i telefonen døgnet rundt?
Å svare i telefonen døgnet rundt betyr at hver samtale blir besvart av noen som kan hjelpe, uansett tidspunkt. Mange kunder ringer når de selv har tid: i lunsjen, etter jobb og i helgen. For en bedrift som har åpent 8–17 på hverdager, er det omtrent 45 av ukens 168 timer. I de øvrige 123 timene får kunden ingen hjelp.
For noen bransjer er det avgjørende. En vannlekkasje, en bil som ikke starter, eller en tannverk venter ikke til mandag. Den som svarer først, får ofte oppdraget.
Hvilke måter finnes det å svare døgnet rundt på?
Det finnes fire vanlige løsninger. De skiller seg i kostnad og i hva kunden faktisk får hjelp med.
| Løsning | Hva kunden får | Omtrentlig kostnad |
|---|---|---|
| Telefonsvarer | Kan legge igjen en beskjed | Nesten gratis |
| Vakt på mobilen | En ansatt svarer om kvelden | Vakttillegg og slitne medarbeidere |
| Ekstern telefonvakt | En person tar imot beskjeder | Ofte per samtale eller per måned |
| AI-resepsjonist | Svar, booking og sms med en gang | Fra noen hundre svenske kroner i måneden |
Telefonsvareren og telefonvakten tar ofte bare imot beskjeder. Vaktordningen løser saker, men sliter på personalet. En AI-resepsjonist løser rutinesakene med en gang og overlater resten til morgenen med et sammendrag.
Hvordan svarer en AI-resepsjonist om natten?
Når ingen svarer – eller utenfor tidene dere bestemmer – går samtalen til AI-resepsjonisten. Den svarer med bedriftsnavnet deres og følger instruksjonene deres.
- Booker en time i kalenderen og sender bekreftelse på sms
- Svarer på spørsmål om priser, åpningstider og tjenester
- Tar imot akutte saker og merker dem som haster
- Setter over til en vakttelefon etter reglene deres, hvis dere har en
- Lagrer hele samtalen som tekst og sammendrag i innboksen
I Blixtflow kan resepsjonisten ha ulike regler for ulike tider: sette over på dagtid, ta imot saker om kvelden og bare sette over akutte samtaler om natten. Les mer om AI-resepsjonisten.
Hvordan kommer man i gang?
I gang på et kvarter
- Bestem tidene deresNår skal kollegene svare, og når skal resepsjonisten ta over?
- Viderekoble nummeretViderekoble ved ikke svar, ved opptatt eller alltid utenfor åpningstiden.
- Gi resepsjonisten faktaTjenester, priser, åpningstider og de vanligste spørsmålene deres.
- Koble til kalenderenSå kan den booke timer også om natten.
- Les sammendrageneHver morgen ser dere nattens samtaler som saker i innboksen.
Hvordan viderekoblingen gjøres trinn for trinn, står i guiden om å viderekoble nummeret til en AI-resepsjonist.
Hva bør resepsjonisten si utenfor åpningstiden?
Vær tydelig på hva kunden kan forvente. Et godt svar om kvelden høres omtrent slik ut: «Hei og velkommen til Salong Nova. Vi har stengt akkurat nå, men jeg kan booke en time for deg eller ta imot en beskjed, så ringer vi deg i morgen formiddag.» Kunden vet med en gang hva som skjer, og ingen trenger å gjette. Flere eksempler finner du i vårt telefonmanus for resepsjonen.
Døgnet rundt betyr ikke at noen i teamet skal være tilgjengelig døgnet rundt. Det betyr at ingen kunde blir stående uten svar.
Hvilke bransjer trenger å svare på kvelder og i helger?
Behovet for å svare døgnet rundt er størst der kundens problem ikke kan vente, eller der konkurrenten bare er en samtale unna.
| Bransje | Typisk samtale utenfor kontortid |
|---|---|
| Håndverkere og rørleggere | Vannlekkasje, tett avløp, strømbrudd |
| Bilverksteder | Bil som ikke starter, dekkskift før en reise |
| Klinikker og tannhelse | Akutte smerter, ombooking før morgendagens time |
| Frisører og salonger | Booke time etter jobb eller på søndag |
| Eiendomsforvaltning | Feilmeldinger fra leietakere |
I disse bransjene kan man ofte booke eller registrere saken direkte i samtalen, noe som passer godt for en AI-resepsjonist. Se eksempler for bilverksteder og frisører.
Hva koster en vaktordning sammenlignet med en AI-resepsjonist?
Vakt på mobilen ser billig ut, men har skjulte kostnader. Den som har vakt, kan ikke koble av, og godtgjørelsen for vakt og overtid etter tariffavtalen blir fort flere tusen kroner i måneden. I tillegg er det de samme få personene som bærer ansvaret uke etter uke. En AI-resepsjonist fjerner vakten for alt som ikke er akutt, og setter bare over de virkelig hastende samtalene til den som har beredskap.
Hva er det viktigste med å svare døgnet rundt?
Å svare døgnet rundt betyr at hver samtale får hjelp med en gang, ikke at noen i teamet må være våken. Dette er det viktigste:
- Kvelder og helger er ofte tidene da privatpersoner har tid til å ringe.
- En AI-resepsjonist koster det samme klokken 03 som klokken 10.
- Bestem hva som kan løses med en gang, og hva som venter til neste morgen.
- La hastesaker gå til en vaktperson etter tydelige regler.
- Følg opp nattens samtaler i innboksen hver morgen, med 15 minutter satt av.
Kunden velger ikke når problemet oppstår – derfor skal det ikke spille noen rolle når vedkommende ringer.
Blixtflow
Ofte stilte spørsmål
Kan en liten bedrift svare i telefonen døgnet rundt?
Ja. Med en AI-resepsjonist kan selv et enkeltpersonforetak svare døgnet rundt. Den tar samtalene utenfor åpningstiden og legger igjen et sammendrag, så dere kan følge opp om morgenen.
Hva koster det å svare i telefonen døgnet rundt?
Med en AI-resepsjonist fra noen hundre svenske kroner i måneden. I Blixtflow er den inkludert i alle planer fra SEK 1 799 per måned for hele bedriften, med et visst antall minutter per måned.
Hvordan håndteres akutte samtaler om natten?
Dere bestemmer reglene: Resepsjonisten kan sette over akutte samtaler til en vakttelefon og ta imot øvrige saker til morgenen. Hver samtale lagres med tekst og sammendrag.
Må vi bytte telefonnummer?
Nei. Dere viderekobler det eksisterende nummeret deres til AI-resepsjonisten, for eksempel etter tre ringesignaler eller utenfor åpningstiden. Kundene ringer det samme nummeret som før.