Viderekoble bedriftens nummer til en AI-resepsjonist – steg for steg

Kort svar

Å viderekoble et nummer betyr at innkommende samtaler sendes videre til et annet nummer, for eksempel en AI-resepsjonist. Dere beholder det eksisterende nummeret og velger når samtalene skal gå videre: alltid, når dere ikke svarer, når det er opptatt, eller når telefonen er slått av. På en mobil gjøres det med korte koder, i et sentralbord i innstillingene.

Hva betyr det å viderekoble et nummer?

Å viderekoble et nummer betyr at samtaler til nummeret deres sendes videre til et annet nummer. Kunden merker ingen forskjell og ringer det samme nummeret som før. For en AI-resepsjonist er det den enkleste måten å komme i gang på: dere beholder nummeret som står på nettsiden, på bilen og på visittkortene.

Det finnes fire typer viderekobling. Hvilken dere velger, avgjør når AI-resepsjonisten tar over.

De fleste små bedrifter kombinerer ved ikke svar, ved opptatt og ikke tilgjengelig. Da svarer teamet når de kan, og AI-resepsjonisten tar resten.

Hvordan viderekobler man en mobil?

På de fleste mobilabonnementer i Sverige fungerer standardkodene nedenfor. Erstatt NUMMER med AI-resepsjonistens nummer, og trykk på ringeknappen etter koden.

1. Ved ikke svar: **61*NUMMER# – legg til *30# før siste # for å velge 30 sekunders ventetid hvis operatøren deres støtter det.
2. Ved opptatt: **67*NUMMER#
3. Ikke tilgjengelig: **62*NUMMER#
4. Alltid: **21*NUMMER#
5. Fjern all viderekobling: ##002#

Kodene fungerer på de fleste abonnementer, men ikke alle operatører støtter alle varianter. Kontakt operatøren deres hvis en kode ikke fungerer. Viderekoblede samtaler kan koste penger etter operatørens prisliste.

Hvordan gjør man det i et sentralbord?

I et skybasert sentralbord eller et bedriftssentralbord settes viderekoblingen opp i sentralbordets administrasjon, ikke med koder. Se etter innstillinger som «viderekobling», «omruting» eller «svargruppe».

Vanlig rekkefølge i et sentralbord

1. 1Velg nummer eller svargruppeOfte hovednummeret, det kundene ringer.
2. 2Velg betingelserIkke svar etter for eksempel 20 sekunder, opptatt og utenfor åpningstid.
3. 3Angi målAI-resepsjonistens nummer.
4. 4TestRing fra en annen telefon, og la det ringe til samtalen går videre.

Fordelen med et sentralbord er at dere kan styre etter tid: kollegaene svarer 8–17, og AI-resepsjonisten tar over på kvelder og i helger.

Bør man viderekoble eller velge et nytt nummer?

Begge deler fungerer. Viderekobling er best når kundene allerede kjenner nummeret deres. Et nytt nummer passer når dere starter noe nytt, vil ha et eget nummer for bookinger eller vil ha flere resepsjonister med egne numre. I Blixtflow kan dere ha én resepsjonist i Start, to i Team og fem i Pro, med egne numre. Se AI-resepsjonisten og planene.

Hva bør man teste etter viderekoblingen?

Test før kundene gjør det. Ring fra en annen telefon og sjekk fire ting:

• Svarer resepsjonisten med riktig firmanavn?
• Går samtalen videre etter riktig antall ringesignaler?
• Fungerer det når dere allerede snakker i telefonen?
• Havner samtalen som en sak med tekst og sammendrag i innboksen?

Test også én gang på kvelden og én gang i helgen. Det er da de fleste viderekoblinger viser feilene sine.

Vanlige feil ved viderekobling

• Å viderekoble til talepostkassen først, slik at AI-resepsjonisten aldri blir nådd.
• Å velge for lang ventetid – kunden legger på etter omtrent fem ringesignaler.
• Å glemme mobilene som også står på nettsiden.
• Å ikke teste etter bytte av abonnement eller operatør.

Les mer om hvorfor talepostkassen mister kunder, i AI-telefonsvarer eller talepostkasse.

Hva skjer med samtalen etter viderekoblingen?

Når samtalen er viderekoblet, svarer AI-resepsjonisten med firmanavnet deres, akkurat som om kunden hadde ringt den direkte. Den booker, svarer på spørsmål eller tar imot en henvendelse, og når samtalen er over, opprettes det en sak i Blixtflow med fire deler:

• Opptak av hele samtalen, hvis dere har valgt det
• Hele samtalen som tekst, slik at dere kan søke i den
• Et sammendrag på to–tre setninger
• Stemning og lead-nivå: varm, lunken eller kald

Saken havner i samme innboks som e-postene. Den som har ansvaret for telefonen, ser med en gang hva som må følges opp, og kunden som ringer igjen, blir gjenkjent på nummeret. Les mer om hvordan dere gjør samtaler om til saker.

Hva koster en viderekoblet samtale?

Selve viderekoblingen kan koste etter operatørens prisliste, siden samtalen går videre fra abonnementet deres til et annet nummer. Mange bedriftsabonnementer har fri ringing til svenske numre, og da blir kostnaden null. Samtaletiden hos AI-resepsjonisten regnes mot samtaleminuttene som inngår i planen – i Blixtflow per påbegynte minutt, med varsel ved 80 og 100 prosent. Sjekk begge deler før dere velger viderekobling alltid, siden hver samtale da går via resepsjonisten.

Hva bør man huske på ved viderekobling?

Viderekobling er den enkleste måten å beholde nummeret sitt på og likevel la en AI-resepsjonist svare. Husk dette:

• Velg om alle samtaler skal viderekobles, eller bare når ingen svarer eller det er opptatt.
• Test fra en annen telefon rett etter at dere har koblet om.
• Sjekk hva operatøren tar betalt for viderekoblede samtaler.
• Ikke glem numrene som vises på nettsiden, Google og fakturaer.
• Skriv ned hvordan dere slår av viderekoblingen hvis noe må endres.

Kunden skal aldri måtte lære seg et nytt nummer fordi dere endrer måten dere svarer på.

Blixtflow

Ofte stilte spørsmål

Kan vi beholde nummeret vårt hvis vi viderekobler?

Ja. Nummeret deres blir værende hos operatøren deres, og kundene ringer det samme nummeret. Viderekoblingen sender bare samtalene videre til AI-resepsjonisten etter betingelsene dere velger.

Hvilken kode viderekobler ved opptatt?

På de fleste svenske mobilabonnementer er det **67*NUMMER# etterfulgt av ringeknappen. Koden ##002# fjerner all viderekobling. Spør operatøren deres hvis koden ikke fungerer.

Koster viderekobling noe?

Det avhenger av operatøren deres. En viderekoblet samtale kan bli fakturert som en samtale fra telefonen deres til målnummeret. Sjekk operatørens prisliste.

Hvor lenge bør telefonen ringe før samtalen viderekobles?

Rundt 15–20 sekunder, omtrent tre til fire ringesignaler, er en god balanse. Lenger enn det, og mange kunder rekker å legge på.

Kan vi styre viderekoblingen etter åpningstider?

Ja, i et bedriftssentralbord. På en mobil må dere slå viderekoblingen av og på selv, eller la den alltid gå videre ved ikke svar.

Kilder

1. Post- och telestyrelsen (PTS) – telefoni og numre

EmnerViderekoblingTelefonnummerAI-resepsjonistGuide