Sådan besvarer virksomheden telefonen døgnet rundt – uden nattevagter

Kort svar

En virksomhed kan besvare telefonen døgnet rundt uden personale om natten ved at lade en AI-receptionist tage opkaldene uden for åbningstiden. Den svarer med virksomhedens navn, booker tider, svarer på almindelige spørgsmål og gemmer hvert opkald som tekst. Alternativerne er en ekstern telefonpasning, vagt på mobilen eller en telefonsvarer.

Hvorfor skal virksomheden besvare telefonen døgnet rundt?

At besvare telefonen døgnet rundt betyder, at hvert opkald bliver besvaret af nogen, der kan hjælpe, uanset tidspunktet. Mange kunder ringer, når de selv har tid: i frokostpausen, efter arbejde og i weekenden. For en virksomhed, der har åbent 8–17 på hverdage, er det omkring 45 af ugens 168 timer. I de øvrige 123 timer får kunden ingen hjælp.

For nogle brancher er det afgørende. En vandskade, en bil, der ikke vil starte, eller en tandpine venter ikke til mandag. Den, der svarer først, får ofte opgaven.

Hvilke måder er der at svare døgnet rundt på?

Der er fire almindelige løsninger. De adskiller sig i pris og i, hvad kunden faktisk får hjælp til.

Telefonsvareren og telefonpasningen tager ofte kun imod beskeder. Vagtordningen løser sager, men slider på personalet. En AI-receptionist løser rutinesagerne med det samme og overlader resten til morgenen med et resumé.

Hvordan svarer en AI-receptionist om natten?

Når ingen svarer – eller uden for de tider, I bestemmer – går opkaldet til AI-receptionisten. Den svarer med jeres virksomhedsnavn og følger jeres instruktioner.

• Booker en tid i kalenderen og sender en bekræftelse på sms
• Svarer på spørgsmål om priser, åbningstider og ydelser
• Tager imod akutte sager og markerer dem som hastende
• Stiller videre til en vagttelefon efter jeres regler, hvis I har en
• Gemmer hele opkaldet som tekst og resumé i indbakken

I Blixtflow kan receptionisten have forskellige regler til forskellige tidspunkter: stille videre i dagtimerne, tage imod sager om aftenen og kun stille akutte opkald videre om natten. Læs mere om AI-receptionisten.

Hvordan kommer man i gang?

I gang på et kvarter

1. 1Bestem jeres tiderHvornår skal kollegerne svare, og hvornår skal receptionisten tage over?
2. 2Viderestil nummeretViderestil ved intet svar, ved optaget eller altid uden for åbningstiden.
3. 3Giv receptionisten faktaYdelser, priser, åbningstider og jeres mest almindelige spørgsmål.
4. 4Forbind kalenderenSå kan den booke tider, også om natten.
5. 5Læs resuméerneHver morgen ser I nattens opkald som sager i indbakken.

Hvordan viderestillingen gøres trin for trin, står i guiden om at viderestille nummeret til en AI-receptionist.

Hvad skal receptionisten sige uden for åbningstiden?

Vær tydelig om, hvad kunden kan forvente. Et godt svar om aftenen lyder nogenlunde sådan her: »Hej og velkommen til Salong Nova. Vi har lukket lige nu, men jeg kan booke en tid til dig eller tage imod en besked, så ringer vi tilbage i morgen formiddag.« Kunden ved med det samme, hvad der sker, og ingen behøver at gætte. Flere eksempler finder du i vores telefonmanuskript til receptionen.

Døgnet rundt betyder ikke, at nogen i teamet skal være tilgængelig døgnet rundt. Det betyder, at ingen kunde står uden svar.

Hvilke brancher har brug for at svare om aftenen og i weekenden?

Behovet for at svare døgnet rundt er størst, hvor kundens problem ikke kan vente, eller hvor konkurrenten kun er et opkald væk.

I disse brancher kan man ofte booke eller registrere sagen direkte under opkaldet, hvilket passer godt til en AI-receptionist. Se eksempler for autoværksteder og frisører.

Hvad koster en vagtordning sammenlignet med en AI-receptionist?

Vagt på mobilen ser billig ud, men har skjulte omkostninger. Den, der har vagt, kan ikke slappe af, og godtgørelsen for vagt og overarbejde efter overenskomsten løber hurtigt op i flere tusinde kroner om måneden. Desuden er det de samme få personer, der bærer ansvaret uge efter uge. En AI-receptionist fjerner vagten for alt, der ikke er akut, og stiller kun de virkelig hastende opkald videre til den, der har vagt.

Hvad er det vigtigste ved at svare døgnet rundt?

At svare døgnet rundt betyder, at hvert opkald får hjælp med det samme – ikke at nogen i teamet skal være vågen. Her er det vigtigste:

• Aftener og weekender er ofte de tidspunkter, hvor privatpersoner har tid til at ringe.
• En AI-receptionist koster det samme klokken 03 som klokken 10.
• Bestem, hvad der kan løses med det samme, og hvad der venter til næste morgen.
• Lad hastende sager gå til en vagtperson efter klare regler.
• Følg op på nattens opkald i indbakken hver morgen, med 15 minutter sat af.

Kunden vælger ikke, hvornår problemet opstår – derfor skal det ikke spille nogen rolle, hvornår vedkommende ringer.

Blixtflow

Ofte stillede spørgsmål

Kan en lille virksomhed besvare telefonen døgnet rundt?

Ja. Med en AI-receptionist kan selv en enkeltmandsvirksomhed svare døgnet rundt. Den tager opkaldene uden for åbningstiden og efterlader et resumé, så I kan følge op om morgenen.

Hvad koster det at besvare telefonen døgnet rundt?

Med en AI-receptionist fra få hundrede svenske kroner om måneden. I Blixtflow er den inkluderet i alle planer fra SEK 1 799 om måneden for hele virksomheden, med et antal minutter pr. måned.

Hvordan håndteres akutte opkald om natten?

I bestemmer reglerne: Receptionisten kan stille akutte opkald videre til en vagttelefon og tage imod øvrige sager til om morgenen. Hvert opkald bliver gemt med tekst og resumé.

Skal vi skifte telefonnummer?

Nej. I viderestiller jeres eksisterende nummer til AI-receptionisten, for eksempel efter tre ring eller uden for åbningstiden. Kunderne ringer til det samme nummer som før.

Kilder

1. Verksamt.se (svensk myndighedsportal) – drive virksomhed

EmnerBesvar telefonenDøgnet rundtAI-receptionistÅbningstider