BlixtflowKort svar
Et kundeservicesystem er et verktøy der bedriften tar imot, fordeler og besvarer kundenes spørsmål fra alle kanaler på ett sted. For en småbedrift er de viktigste kravene at epost, chat, SMS, sosiale medier og telefon samles, at hver sak får en eier, at prisen gjelder hele bedriften, og at systemet følger GDPR.
Hva er et kundeservicesystem?
Et kundeservicesystem er et program der bedriften tar imot, fordeler og besvarer kundenes spørsmål. Det kalles også helpdesk eller saksbehandlingssystem. Grunnlaget er en felles innboks der eposter og andre meldinger blir saker med eier og status. Moderne systemer samler dessuten chat, SMS, sosiale medier og telefon, og har AI som foreslår svar.
For en småbedrift skal et kundeservicesystem være enkelt å komme i gang med og priset for et lite team – ikke bygget for et kundesenter med hundre agenter.
Ti krav dere bør stille
| Krav | Hvorfor det er viktig |
|---|---|
| 1. Alle kanaler i én liste | Epost, chat, SMS, WhatsApp, Instagram og Messenger – ingen leting |
| 2. Telefon som saker | Samtalene er ofte de viktigste, og de skal være synlige |
| 3. Tildeling og status | Hver sak har en eier |
| 4. Kollisjonsvarsel | To personer svarer aldri samme kunde |
| 5. Interne kommentarer | Spørsmål til kolleger blir liggende i saken |
| 6. Hurtigsvar og AI-forslag | Raskere svar på vanlige spørsmål |
| 7. Kundehistorikk | Tidligere saker og ordrer ved siden av spørsmålet |
| 8. Pris for hele bedriften | Ikke per bruker, som vokser med teamet |
| 9. GDPR og sikkerhet | Data i EU, databehandleravtale, roller og totrinnsinnlogging |
| 10. Nordisk support og enkel oppstart | I gang på én dag, hjelp fra et nordisk team |
Hvorfor er telefonen så viktig?
Mange kundeservicesystemer mangler telefon helt, eller krever et eget telefonisystem. For småbedrifter er det et problem, fordi telefonen ofte er kanalen der de viktigste kundene tar kontakt. Krev at samtalene blir saker i samme innboks, helst med en AI-resepsjonist som svarer når ingen rekker det. Les hva en AI-resepsjonist er, og hvorfor telefon og epost hører sammen.
Hvilken prismodell passer for en småbedrift?
De fleste kundeservicesystemer tar betalt per bruker per måned. Det blir dyrt når flere i teamet av og til må svare – for eksempel eieren, en tekniker eller en selger. En modell med pris for hele bedriften gjør at alle kan være med uten at kostnaden øker.
| Plan | Pris per måned | Brukere | Kanaler |
|---|---|---|---|
| Start | 1 799 SEK | 3 | 2 |
| Team | 5 999 SEK | 15 | 10 |
| Pro | 9 999 SEK | Ubegrenset | Ubegrenset |
AI-resepsjonisten er inkludert i alle planer. Se gjeldende priser.
Hvilke spørsmål bør man stille før kjøpet?
- Kan vi prøve med ekte kunder, og hvor lenge?
- Er det bindingstid?
- Kan vi beholde epostadressene og telefonnummeret vårt?
- Hvor lagres data, og finnes det en databehandleravtale?
- Hvor lang tid tar det å komme i gang?
- Hva skjer med dataene våre hvis vi slutter?
- Hva koster det når vi blir flere?
Blixtflow kan prøves gratis i 14 dager uten kredittkort og uten bindingstid.
Hva trenger ikke en småbedrift?
- Avansert vaktplanlegging for hundre agenter.
- Måneder med implementering sammen med konsulenter.
- Separate systemer for epost, chat og telefon.
- Lisenser for hver person som svarer én gang i uken.
Jo enklere systemet er, desto mer brukes det. Det er viktigere at hele teamet faktisk bruker innboksen enn at den har hundre funksjoner. Se innboksen i Blixtflow.
Hvordan kommer man i gang?
Den første uken med et nytt kundeservicesystem
- Dag 1Koble til epost og chat, og inviter teamet.
- Dag 2Skriv de 10 vanligste hurtigsvarene.
- Dag 3Koble til SMS, WhatsApp og sosiale medier.
- Dag 4Sett opp AI-resepsjonisten og viderekoble telefonen.
- Dag 5Gå gjennom uken og juster regler og visninger.
Det beste kundeservicesystemet er det teamet bruker hver dag uten å tenke over det.
Hvilke feil gjør småbedrifter når de velger system?
De vanligste feilene handler om å velge for stort eller for smalt. Et system bygget for store kundesentre har ofte funksjoner ingen bruker, lange oppstartsprosjekter og en pris per bruker som gjør at bare noen få får tilgang. Et system som bare håndterer epost, løser halve problemet, fordi chat, sosiale medier og telefon fortsatt ligger et annet sted.
- Å sammenligne bare pris per bruker, ikke hva hele teamet koster.
- Å glemme telefonen, der de viktigste kundene ofte ringer.
- Å ikke prøve med ekte kunder før beslutningen.
- Å la én person velge uten at teamet får teste.
En god test er å la hele teamet bruke systemet i to uker med ekte saker. Etter 14 dager vet dere om det faktisk blir brukt – og det er det eneste målet som betyr noe.
Hva er det viktigste når en småbedrift velger system?
Det viktigste er at systemet passer teamets størrelse og kanaler, og at prisen ikke vokser med hver nye bruker. Oppsummert:
- Krev at telefon, epost og chat havner i samme innboks.
- Sammenlign totalprisen for hele teamet, ikke prisen per bruker.
- Test systemet med ekte kunder i prøveperioden.
- Sjekk hvor data lagres, og at dere får en databehandleravtale.
- Velg et system teamet kommer i gang med på én dag.
Be alltid om en prøveperiode, slik at teamet kan teste i hverdagen.
Det beste systemet er det hele teamet faktisk bruker.
Blixtflow
Ofte stilte spørsmål
Hva er et kundeservicesystem?
Et program der bedriften tar imot, fordeler og besvarer kundenes spørsmål fra alle kanaler. Det kalles også helpdesk eller saksbehandlingssystem.
Hva koster et kundeservicesystem for en småbedrift?
Det varierer. Mange tar betalt per bruker. Blixtflow koster fra 1 799 SEK per måned for hele bedriften, med AI-resepsjonist, innboks og chat.
Trenger en liten bedrift et kundeservicesystem?
Ja, når mer enn én person svarer kunder, eller når kundene tar kontakt i flere kanaler. Allerede to personer har nytte av tildeling og historikk.
Hvor lang tid tar det å komme i gang?
Med Blixtflow er de fleste i gang på én dag: noen minutter per kanal, og omtrent et kvarter for AI-resepsjonisten.