Kundeservicesystem til små virksomheder: 10 krav, før I vælger

Kort svar

Et kundeservicesystem er et værktøj, hvor virksomheden modtager, fordeler og besvarer kundernes spørgsmål fra alle kanaler ét sted. For en lille virksomhed er de vigtigste krav, at mail, chat, SMS, sociale medier og telefon er samlet, at hver sag får en ejer, at prisen gælder hele virksomheden, og at systemet overholder GDPR.

Hvad er et kundeservicesystem?

Et kundeservicesystem er et program, hvor virksomheden modtager, fordeler og besvarer kundernes spørgsmål. Det kaldes også helpdesk eller sagsstyringssystem. Grundlaget er en fælles indbakke, hvor mails og andre beskeder bliver til sager med ejer og status. Moderne systemer samler desuden chat, SMS, sociale medier og telefon og har AI, der foreslår svar.

For en lille virksomhed skal et kundeservicesystem være nemt at komme i gang med og prissat til et lille team – ikke bygget til et callcenter med hundrede agenter.

Ti krav, I bør stille

Hvorfor er telefonen så vigtig?

Mange kundeservicesystemer har slet ikke telefon eller kræver et separat telefonsystem. For små virksomheder er det et problem, fordi telefonen ofte er den kanal, hvor de vigtigste kunder henvender sig. Kræv, at opkaldene bliver til sager i den samme indbakke, helst med en AI-receptionist, der svarer, når ingen har tid. Læs hvad en AI-receptionist er, og hvorfor telefon og mail hører sammen.

Hvilken prismodel passer til en lille virksomhed?

De fleste kundeservicesystemer tager betaling pr. bruger pr. måned. Det bliver dyrt, når flere i teamet engang imellem skal svare – for eksempel ejeren, en tekniker eller en sælger. En model med én pris for hele virksomheden betyder, at alle kan være med, uden at omkostningen stiger.

AI-receptionisten er inkluderet i alle planer. Se de aktuelle priser.

Hvilke spørgsmål skal man stille før købet?

1. Kan vi prøve med rigtige kunder, og hvor længe?
2. Er der bindingsperiode?
3. Kan vi beholde vores mailadresser og vores telefonnummer?
4. Hvor gemmes data, og findes der en databehandleraftale?
5. Hvor lang tid tager det at komme i gang?
6. Hvad sker der med vores data, hvis vi stopper?
7. Hvad koster det, når vi bliver flere?

Blixtflow kan prøves gratis i 14 dage uden kreditkort og uden bindingsperiode.

Hvad har en lille virksomhed ikke brug for?

• Avanceret vagtplanlægning for hundrede agenter.
• Måneders implementering med konsulenter.
• Separate systemer til mail, chat og telefon.
• Licenser til hver person, der svarer én gang om ugen.

Jo enklere systemet er, jo mere bliver det brugt. Det er vigtigere, at hele teamet faktisk bruger indbakken, end at den har hundrede funktioner. Se indbakken i Blixtflow.

Hvordan kommer man i gang?

Den første uge med et nyt kundeservicesystem

1. 1Dag 1Tilslut mail og chat, og inviter teamet.
2. 2Dag 2Skriv de 10 mest brugte hurtigsvar.
3. 3Dag 3Tilslut SMS, WhatsApp og sociale medier.
4. 4Dag 4Opsæt AI-receptionisten, og viderestil telefonen.
5. 5Dag 5Gennemgå ugen, og juster regler og visninger.

Det bedste kundeservicesystem er det, teamet bruger hver dag uden at tænke over det.

Hvilke fejl begår små virksomheder, når de vælger system?

De mest almindelige fejl handler om at vælge for stort eller for smalt. Et system bygget til store callcentre har ofte funktioner, som ingen bruger, lange opstartsprojekter og en pris pr. bruger, der betyder, at kun nogle få får adgang. Et system, der kun håndterer mail, løser halvdelen af problemet, fordi chat, sociale medier og telefon stadig ligger et andet sted.

• At sammenligne kun prisen pr. bruger, ikke hvad hele teamet koster.
• At glemme telefonen, hvor de vigtigste kunder ofte ringer.
• Ikke at prøve med rigtige kunder før beslutningen.
• At lade én person vælge, uden at teamet får lov at teste.

En god test er at lade hele teamet bruge systemet i to uger med rigtige sager. Efter 14 dage ved I, om det faktisk bliver brugt – og det er det eneste mål, der betyder noget.

Hvad er det vigtigste, når en lille virksomhed vælger system?

Det vigtigste er, at systemet passer til teamets størrelse og kanaler, og at prisen ikke vokser med hver ny bruger. Kort sagt:

• Kræv, at telefon, mail og chat havner i den samme indbakke.
• Sammenlign den samlede pris for hele teamet, ikke prisen pr. bruger.
• Test systemet med rigtige kunder i prøveperioden.
• Tjek, hvor data gemmes, og at I får en databehandleraftale.
• Vælg et system, som teamet kan komme i gang med på en dag.

Bed altid om en prøveperiode, så teamet kan teste i hverdagen.

Det bedste system er det, som hele teamet faktisk bruger.

Blixtflow

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et kundeservicesystem?

Et program, hvor virksomheden modtager, fordeler og besvarer kundernes spørgsmål fra alle kanaler. Det kaldes også helpdesk eller sagsstyringssystem.

Hvad koster et kundeservicesystem for en lille virksomhed?

Det varierer. Mange tager betaling pr. bruger. Blixtflow koster fra 1 799 SEK om måneden for hele virksomheden, med AI-receptionist, indbakke og chat.

Har en lille virksomhed brug for et kundeservicesystem?

Ja, når mere end én person svarer kunder, eller når kunderne henvender sig i flere kanaler. Allerede to personer har gavn af tildeling og historik.

Hvor lang tid tager det at komme i gang?

Med Blixtflow er de fleste i gang på en dag: et par minutter pr. kanal og omkring et kvarter til AI-receptionisten.

Kilder

1. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) – databehandlere
2. Verksamt.se – at drive virksomhed

EmnerKundeservicesystemSmå virksomhederFælles indbakkeGuide