BlixtflowKort svar
En AI-receptionist kan booke tider, tage imod bestillinger, svare på spørgsmål om priser og åbningstider og stille opkald videre til den rigtige – døgnet rundt. Det, den ikke kan, er at foretage vurderinger: kompensere en vred kunde, løse usædvanlige problemer eller give råd, der kræver ansvar. Så giver den videre til et menneske med hele samtalen som tekst.
Hvad kan en AI-receptionist gøre?
En AI-receptionist er en stemmeassistent, der tager virksomhedens telefon og løser henvendelser, der følger et mønster. Den forstår, hvad kunden siger, henter fakta fra jeres vidensbase og udfører opgaven, mens kunden stadig er i røret. Det gør den hurtigt, på flere sprog og uden at blive træt.
Spørgsmålet om, hvad en AI-receptionist kan gøre, har et ret klart svar. Alt, der kan beskrives som en regel eller en liste, fungerer godt. Det her er de mest almindelige opgaver i små virksomheder:
- Booke, flytte og aflyse tider direkte i kalenderen med bekræftelse på SMS.
- Tage imod bestillinger og skrive præcis ned, hvad kunden vil have.
- Svare på almindelige spørgsmål om priser, åbningstider, adresse og parkering.
- Stille opkald videre til den rigtige kollega efter jeres tider og regler.
- Tage beskeder med navn, nummer og hvornår kunden vil ringes op.
- Sortere salgsopkald fra, før de når nogen i teamet.
En tommelfingerregel: Hvis en ny medarbejder kan lære opgaven på en dag med en huskeseddel, kan en AI-receptionist også klare den. Læs mere i guiden hvad er en AI-receptionist.
Hvad kan en AI-receptionist ikke gøre?
Grænsen går ved dømmekraft. En AI-receptionist følger instruktioner og fakta, men den skal ikke træffe beslutninger, der koster penge eller kræver ansvar. Det gælder især tre typer opkald.
Den første er den vrede kunde, der vil have kompensation. Her er der brug for en, der kan lytte, sige undskyld og beslutte, hvad virksomheden tilbyder. Den anden er spørgsmålet, der afhænger af flere ting på én gang, for eksempel en pris, der påvirkes af tre forskellige valg. Den tredje er det, der aldrig er sket før, hvor der ikke findes noget svar at hente.
Klarer den selv
- Booke en tid
- Tage imod en bestilling
- Svare på åbningstider og priser
- Tage en besked
Giv videre til et menneske
- En vred kunde, der vil have kompensation
- Et spørgsmål, der afhænger af flere ting på én gang
- Medicinske eller juridiske råd
- Noget, der aldrig er sket før
En AI-receptionist skal heller ikke gætte. Mangler svaret i vidensbasen, skal den sige det og tilbyde, at nogen ringer tilbage. Det er bedre, at den siger »det ved jeg ikke, men jeg sørger for, at nogen vender tilbage i dag«, end at den finder på noget.
Hvordan fungerer overdragelsen til et menneske?
Overdragelsen afgør, om kunden bliver tilfreds. Det vigtige er, at den går hurtigt, og at kollegaen får hele historikken, så kunden slipper for at fortælle det hele én gang til.
I Blixtflow vælger I, hvad der sker, når receptionisten ikke kan svare
- Stil opkaldet videreReceptionisten stiller direkte videre til en kollega inden for de tider, I har besluttet.
- Tilbyd at ringe tilbageKunden får et tidspunkt for opringning, og sagen havner hos den rigtige person.
- Opret en sagOptagelse, hele samtalen som tekst og et resumé havner i indbakken.
Sagen havner i den samme fælles indbakke som e-mail og chat. Kollegaen kan se, hvem der ringede, hvad der blev sagt, og hvad kunden vil, og kan svare med et opkald, en SMS eller en e-mail.
Hvor godt forstår en AI-receptionist dansk?
Moderne AI-receptionister forstår hverdagsdansk, dialekter og kunder, der taler hurtigt. De kan også håndtere, at kunden skifter sprog midt i samtalen. I Blixtflow kan receptionisten svare på dansk, svensk, engelsk, arabisk og flere sprog.
Det, der kan gå galt, er egennavne, gadenavne og usædvanlige produktnavne. Derfor er det smart at lade receptionisten gentage vigtige oplysninger: »Jeg har booket dig torsdag kl. 14.30 til en klipning, passer det?«. Sådan et kontrolspørgsmål tager 5 sekunder og fjerner de fleste misforståelser.
Hvordan sætter man en AI-receptionist rigtigt op?
Det meste af arbejdet handler om at beslutte, hvad receptionisten må gøre selv. Selve installationen tager ofte under et kvarter. Gå trinene her igennem i rækkefølge:
- Skriv de 10 mest almindelige grunde til, at kunder ringer, ned.
- Markér, hvilke receptionisten må løse selv, og hvilke der skal til et menneske.
- Udfyld priser, åbningstider og ydelser i vidensbasen – eller lad den læse jeres hjemmeside.
- Forbind kalenderen, og beslut, hvilke tider der kan bookes.
- Beslut, hvad der sker, når ingen kan tage opkaldet: opringning eller sag.
- Lyt til de første 20 opkald, og justér instruktionerne.
Regn med en eller to uger, før receptionisten lyder som jeres virksomhed. Lyt, justér og fyld på vidensbasen – så klarer den sig selv.
Hvad koster det at lade en AI-receptionist svare?
I Blixtflow er AI-receptionisten inkluderet i alle planer, fra 1.799 SEK om måneden for hele virksomheden. Et antal minutter er inkluderet hver måned, og I får en advarsel ved 80 og 100 procent af minutterne. Se detaljerne på prissiden, og læs hvad en AI-receptionist koster med regneeksempler.
| Situation | Bedste løsning | Hvorfor |
|---|---|---|
| Kunden er oprørt | Stil direkte videre til et menneske | Kunden vil høres af en person |
| Spørgsmålet kræver et tilbud | Opret en sag med samtalen som tekst | Sælgeren får alle detaljer på én gang |
| Ingen kan svare lige nu | Tilbyd opringning samme dag | Kunden ved, hvornår der kommer svar |
En god AI-receptionist ved, hvad den ikke ved – og giver videre, før kunden bliver irriteret.
Blixtflow
Ofte stillede spørgsmål
Kan en AI-receptionist helt erstatte en menneskelig receptionist?
For mange små virksomheder tager den sig af de fleste opkald, men ikke dem alle. Opkald, der kræver dømmekraft, som klager og usædvanlige spørgsmål, skal stadig gå til et menneske med hele samtalen som tekst.
Hvad sker der, hvis AI-receptionisten ikke forstår kunden?
Den beder kunden uddybe og gentager det, den har opfattet. Forstår den det stadig ikke, tilbyder den, at nogen ringer tilbage, eller stiller opkaldet videre efter de regler, I har sat.
Kan en AI-receptionist give forkerte svar?
Den svarer kun ud fra jeres vidensbase og jeres instruktioner. Mangler svaret, skal den sige det i stedet for at gætte, og I kan se hvert opkald som tekst, så I kan rette vidensbasen.
Hvor hurtigt kan vi komme i gang?
Selve installationen tager som regel under et kvarter. Regn med en til to uger med lytning og justeringer, før receptionisten lyder som jeres virksomhed.